“Never let a good crisis go to waste”, er et uttrykk som tilegnes Winston Churchill.
Jo det kan kanskje virke kynisk, men det underbygger også en sannhet: Når mennesker, samfunn og virksomheter opplever kriser, så får den oss til å mobilisere enorme krefter – både for å avverge eller dempe en krise, dens effekter og å komme ut av krisen sterkere enn før.
Vi har i denne bloggposten samlet en del lærdommer som vi kan ta med oss fra pandemien i hvordan vi bygger og utformer den digitale arbeidsplassen.
Vi har lært å jobbe digitalt og virtuelt
Som mennesker er vi i stand til å takle store endringer, når vi blir fortalt hvorfor endringen skjer, og hva vi må gjøre for å håndtere endringen. Gjennom COVID-19 har vi lært at det fungerer å jobbe digitalt. Gjennom krisen har produktiviteten blitt opprettholdt og i mange tilfeller økt. Som ansatte forventer vi nå at vi kan fortsette å jobbe digitalt og samarbeide virtuelt, på en fleksibel måte, også når pandemien er over.
Digital omstilling i rekordfart frem til nå – men hva nå?
Som virksomheter har vi på ett år vært gjennom digitale omstillinger som normalt ville tatt seks-syv år, mener analyseselskaper som Forrester og Gartner. Alle virksomheter har på mange måter blitt digitale virksomheter. Hva gjør vi så, når pandemien går over? Lener oss tilbake, tilfreds med hva vi har oppnådd og kanskje til og med lettet over å kunne gå «tilbake til normalen»? Eller tar vi innover oss gevinstene som digitaliseringen for alvor har dokumentert og fortsetter videre med høy endringsvilje og tempo? Analytikere mener at vi nå etter pandemien ikke kommer til å se en gjenopphenting som vil slå likt og positivt ut for alle, men at dette tvert imot blir en tid hvor klinten skilles fra hveten; hvor noen virksomheter blir vinnere og andre blir tapere.
Omstilling, mennesker og medarbeideropplevelse
I nærmere et tiår har mange slått rundt seg med begreper som digital transformasjon som svært ofte har vært koblet til prosesser langt unnta den enkelte ansattes daglige opplevelser. Nå, gjennom pandemien, har vi alle sett at ingen digitalisering kan skje uten å være knyttet til mennesker og til prosessene som mennesker er ment å utføre. Pandemien har dermed forsterket fokuset på temaer som medarbeideropplevelse (Employee Experience), både fysisk, kulturelt og digitalt. Ja, Employee Experience er i ferd med å bli det beste strategiske verktøyet en endringsorientert leder kan ty til.
Vi står foran nye endringer med hybrid kontor
Vi har gått fra en situasjon hvor så godt som alle kontoransatte har jobbet fra virksomhetens kontor til at alle har jobbet hjemmefra. Dette har både ansatte og ledere klart å takle, om enn ikke uten kostnader. Men ingen har ennå opplevd eller erfart hvordan en hybrid arbeidshverdag vil arte seg, hvor mange vil jobbe dels fra virksomhetens kontorer og dels fra hjemmekontor. Her står vi overfor en ny omstillingsprosess som vil være krevende både for ansatte, mellomledere og toppledelse.
Vi er blitt gode på samhandling – eller har vi det?
Vi har raskt og effektivt fått opp plattformer for digital samhandling som Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack, Cisco Webex eller Whereby. Men i mange virksomheter har man bare tatt med seg gamle møterutiner og flyttet dem til over til skjermmøter. Resultatet har i mange tilfeller blitt Zoom-fatigue og risiko for utbrenthet. En viktig lærdom er å gjøre aktive valg i forhold til når et videomøte virkelig er nødvendig og i stedet bruke mer av de øvrige verktøyene i samhandlingsplattformene som fildeling, dokumentsamarbeid og diskusjonstråder.
Vi har ikke gitt førstelinjeansatte verktøyene de fortjener
Mens kontoransatte har kunnet flytte seg inn i et trygt hjemmekontor, har hele samfunnet for øvrig vært avhengig av at førstelinjearbeidere, i helsesektoren, industri, dagligvare etc, har holdt hjulene i gang. Samtidig har det blitt tydeligere enn noensinne at dette er arbeidstakergrupper som ikke har hatt de digitale verktøyene de fortjener. I de neste årene tror vi vinnerne kommer til å bli de virksomhetene som gir sine førstelinjeansatte smarte verktøy for kommunikasjon, engasjement, samhandling, arbeidsflyt, kunnskapsdeling og trening.
Vi kan alle lære av distribuerte selskaper
Virksomheter som har valgt en «remote» eller distribuert strategi, dvs. som har valgt å utvikle selskapet uten større kontormiljøer, har viktige lærdommer å dele også med modne bedrifter som nå står overfor nye utfordringer: Reduser antallet sanntids møter og gi i stedet ansatte gode verktøy til å jobbe selvstendig og asynkront, dvs. i tid uavhengig av hverandre. Et annet smart grep kan være å erstatte videomøter med audio, både som audiomøter og som audiomeldinger. Slike strategier gjør at den enkelte medarbeider blir kan bli mer produktiv i hverdagen, samtidig som fellesmøter blir mer målrettet.
Virtuelle workshops kan være vel så gode som fysiske
Noe mer fysisk samhandling enn en workshop hvor gule lapper henges opp på veggene og deltakerne beveger seg rundt og diskuterer med hverandre, er det vel vanskelig å tenke seg. Derfor var det med stor skepsis at mange tok fatt på de første virtuelle workshopene under pandemien. Men med whiteboard-verktøy som Miro eller Mural, breakoutroom i Zoom og Teams og løpende diskusjoner før, under og etter en workshop i plattformer som Howspace, så har virtuelle workshops i mange tilfeller vist seg å være langt bedre enn fysiske workshop. Så hvordan kan vi ta vare på disse erfaringene hvis eller når vi går «tilbake til kontoret»?
Også events blir hybride
Utenom reiseliv og kultur så er eventbransjen trolig en av bransjene som har blitt hardest rammet av COVID-19, og først mot slutten av 2021 og inn i 2022 ventes det nå at fysiske konferanser og seminarer kan avholdes noenlunde trygt. Ja, hvis vi noenlunde får se rene «in person»-konferanser igjen? Nye aktører som bl.a. Hopin har i stedet testet ut ulike konsepter både for virtuelle og hybride konferanser, hvor nøkkelen er å finne nye former for interaktivitet, engasjement og nettverking uten å måtte være fysisk til stede. Også for norske virksomheter, som skal arrangere eller delta på konferanser, internt eller eksternt, er det viktige lærdommer å hente fra hybride events.
Vi har lært hvor viktig det er å lytte
I en krise som har beveget seg i hurtigfart har det blitt ekstra tydelig hvor utilstrekkelig og til dels verdiløs en tradisjonell medarbeiderundersøkelse ofte kan være. Mange virksomheter har derfor tatt i bruk regelmessige pulsmålinger for å kartlegge situasjonen hos sine ansatte, på ulike områder som tilgang til verktøy, informasjon, kompetanse, mental helse etc. Vi mener tiden er inne til å ta skrittet fullt ut og innføre medarbeideropplevelse som et strategisk fokusområde for å kunne evaluere hvorvidt virksomheten er på vei i riktig retning eller ikke. Fra kultur og fysiske omgivelser til ansattes digitale opplevelser.
Vi må lære av denne krisen og forberede oss på den neste
En pandemi var i seg selv utenkelig for de fleste. Tilsvarende har vi en tendens til å skyve risikoer knyttet til temaer som klima og sikkerhet foran oss. Men vi har nå fått en trening i krisens dynamikk som vi kan lære av, også på arbeidsplassen. Når kriser oppstår, er det helt nødvendig å ha sanntids kanaler som SMS tilgjengelig for å komme raskt ut med informasjon til ansatte. Alle kanaler som ansatte har valgt å bruke til å holde seg oppdatert i arbeidshverdagen, enten det er mail eller en samhandlingsplattform, må også brukes til å varsle om hva som har skjedd, hvordan ansatte skal forholde seg til krisen og hvor de kan få tilgang til mer informasjon.
I en krise er informasjon din viktigste kapital
Raskt etter at ansatte har forstått at det foreligger en krise, kommer spørsmålene: Hvorfor skjer dette, hva skjer nå, hva sier ledelsen, hva kommer konsekvensene til å være? Da er det helt avgjørende at selskapet systematisk og løpende deler autoritativt og kvalitetssikret innhold. Gi alle ansatte klar beskjed om hvor denne informasjonen er å finne, eksempelvis på et moderne intranett eller via en mobil app og hold deg til denne kanalen etter hvert som krisen skrider frem. Lag også en klar arbeidsdeling mellom selskapets ledelse og fagpersonene som har mest kunnskap om krisens karakter. De første timene og dagene etter at større kriser oppstår, blir det i prinsippet aldri tilstrekkelig med informasjon. Men sørg for å variere presentasjon av informasjonen, eksempelvis i Q&A-form. Og husk endelig å dele statusinformasjon også når det ikke er noe nytt å fortelle.
Ta erfaringene fra kriseinformasjon med deg i hverdagen
I en verden som for mange har fremstått som post-sannhet, har det vært helt avgjørende å kunne stole på informasjon fra ledere, fageksperter, HR-folk og kommunikasjonsansvarlige. Ja, rett og slett på såkalt top-down informasjon, fra få til de mange. På en åpen og transparent måte. Disse gruppene har kommet ut av krisen med en høy tillitskapital, som fremover kan brukes til å bygge og videreutvikle lojalitet og kultur, både gjennom enveis kommunikasjon, toveis dialog og samhandling.
Sosiale nettverk har bevist sin verdi
I mer enn ti år har mange kommunikasjons- og HR-folk forsøkt å få lederne til å utnytte interne sosiale nettverk som Workplace og Yammer til å lytte, være synlige og engasjere seg. Internasjonale undersøkelser viser at de sosiale nettverkene har vært en av de viktigste bærerne av kultur og engasjement under pandemien. Ja, mange ledere har opplevd at denne formen for toveis kommunikasjon har representert en unik mulighet til å stå frem som en samlende leder, verdig ansattes tillit og lojalitet. Så hvordan kan ledere ta vare på denne lærdommen, når de igjen møter hverdagen?
Vi står foran et oppdemmet opplæringsbehov
I takt med de store endringsprosessene har definisjonene av kunnskap og ferdigheter endret seg. Samtidig søker arbeidstakere i økende grad til virksomheter som investerer i kunnskapsbygging og kunnskapsdeling. I tillegg har mange virksomheter under pandemien ansatte store arbeidsstyrker som ennå ikke har møtt på jobben, rent fysisk. Resultatet er et stort oppdemmet opplæringsbehov som må dekkes av nye læringsverktøy, nytt læringsinnhold og nye læringsstrategier som blended learning, sosial læring og læring «in the flow of work».
Vi forventer å bli respektert og tatt vare på
Å oppleve at samfunn og arbeidsplasser blir stengt ned, er selvsagt en ekstrem utfordring. Men arbeidstakere flest har taklet den, rent praktisk og operativt. Samtidig opplever mange av oss at kostnadene har vært store, både knyttet til jobb, privatliv og familieliv. Vi forventer derfor at virksomheter og ledere tar et større ansvar for ansattes ve og vel: Inkludert utfordringene knyttet til spørsmål som fysisk og psykisk helse, enten det skyldes pandemien i seg selv, nedstengingen av samfunnet eller erfaringene knyttet til å jobbe fra hjemmekontor.