Etter måneder med jobbing fra hjemmekontor, lurer du gjerne på hvordan fremtidens kontorarbeidsplass vil se ut? Kanskje vil vi ikke lenger snakke om «kontoret» eller om «arbeidsplassen», men om arbeidsoppgavene som i prinsippet kan utføres fra hvor som helst?
Underveis mot en slik fremtid blir gjerne «jobb» et virtuelt begrep, teamet blir det som gir oss tilbakemeldinger og tilhørighet mens visjon og kultur blir det som binder selskapet sammen og gir selskapet retning. I denne bloggposten ser vi på den digitale arbeidsplassen og «Future of Work». – post-COVID-19.
Work From Home – en vellykket test
I dag jobber majoriteten av verdens 250 millioner kontoransatte hjemmefra eller «remote» på grunn av en pandemi som har rammet globalt. Da det ble klart at arbeidsplasser måtte stenge ned på grunn av spredningsrisikoen ved COVID-19, var jobbing hjemmefra det som holdt hjulene i gang i de kontortunge virksomhetene. Imponerende raskt klarte bedrifter og offentlige etater å få sine ansatte i gang igjen, ved hjelp av infrastruktur som PC, nettverk og tilgang til videomøter.
Samtidig er det ingen tvil om at virksomhetene som allerede hadde kommet et stykke på vei i sin digitalisering, gjennom skybaserte plattformer for kommunikasjon og samhandling, klarte denne overgangen langt mer smertefritt enn virksomheter som fortsatt var avhengig av mer tradisjonelle systemer.
Work From Home – kommet for å bli
Diskusjonen om «Work From Home» har ført til økt eller redusert produktivitet, er neppe over. Men det har fungert, og arbeidsoppgavene har blitt utført. Til tross for at omgivelsene rundt hjemmekontoret ikke har vært optimale, eksempelvis med partnere, barn, husdyr, kolleger og kunder som alle har konkurrert om tid, plass og oppmerksomhet. Ved en mer organisert og planlagt strategi for jobbing hjemmefra, post COVID-19, vil komplikasjonene være færre og oppsidepotensialet desto større.
Vi mangler gode begreper
Et problem akkurat nå er at vi mangler gode, felles begreper for å beskrive mulighetene. «Remote Work» og «Fjernarbeid» er begge ord som forutsetter at det finnes et sentrum. Mens mange teknologiselskaper bygger sin organisasjon ene og alene ved hjelp av remote medarbeidere og dermed har avviklet ideen om et hovedkontor fullstendig. Disse virksomhetene har altså intet sentrum.
Et annet sett av begreper er hva som skjer når vi skal prøve å tilpasse oss de ulike fasene av pandemien. «Return to Work» eller «Tilbake til jobben» er ord som indikerer at vi både fysisk og praktisk er på vei tilbake, nærmest som etter en ferie eller permisjon. Mens vi faktisk har vært på jobben og utført våre arbeidsoppgaver hele tiden! Bare hjemmefra!
Behov for begrepsopprydding
Mangelen på gode, presise og felles begreper indikerer at vi står overfor et betydelig paradigmeskifte; med store omveltninger som det gjerne går tiår mellom at vi får oppleve. Samtidig er begrepene vi bruker, en miks av verdier og egenskaper som knyttes både til individ, team og virksomhet, men sjelden på en systematisk måte. Nedenfor forsøker vi oss på en begrepsopprydding som kan hjelpe virksomhetene når de nå skal utforme sin digitale strategi nyttet til fremtidens arbeidsplass. Men tips oss gjerne om du har andre forslag!
Fjernarbeid
Fjernarbeid er faktisk et begrep som har vært i bruk i over 20 år før COVID-19, og har også sin regulering både i lovverk og avtaler mellom partene i arbeidslivet. Ifølge Wikipedia er fjernearbeid «inntektsgivende arbeid som – etter avtale – utføres i et lokale geografisk atskilt fra arbeidsgiver ved hjelp av tele- / datautstyr, men som også kunne vært utført på arbeidsplassen. Ofte kalt hjemmearbeid eller hjemmekontor.».
I sine nye regler for fjernarbeid har Universitetet i Oslo tydelig definert at den ansatte i utgangspunktet har en hovedarbeidsplass tilknyttet virksomhetens lokaler, men at det er muligheter for fjernarbeid, både midlertidig (som under en pandemi) eller fast. En avtale om fast fjernarbeid krever at behovet for jobbing utenfor hovedarbeidsplassen er minimum to dager i uken i minimum et halvt år.
Fleksibel arbeidssituasjon
Telenor har gått ett skritt videre, og har lansert det de kaller for «Flexible Way of Work». De fleste har oppfattet det slik at Telenor vil gi frihet til å jobbe hjemmefra, eller fra andre lokasjoner, også etter COVID-19. Men Telenor har samtidig formidlet at hvordan denne økte fleksibiliteten skal se ut, vil bli tilpasse lokale forhold. Her vil det være interessant å se hvordan detaljene etter hvert blir, ja så konkret som i fremtidige arbeidsavtaler og i praksis. Det som forøvrig er interessant med Telenors veivalg, er at en ny måte å jobbe på, ikke bare vil være et valg for den enkelte ansatte, men at det også påvirker hvordan arbeidshverdagen vil se ut, for alle. Her har Telenors toppsjef Sigve Brekke trukket frem fire fokusområder:
Tilgjengelighet uavhengig av fysisk tilstedeværelse
Tilgang til åpne kontorer, møterom og sosiale soner
Tillits- og ytelsesbasert ledelse
Jobbreiser blir aldri «som før»
Hybride team
Organisasjoner som gir sine ansatte stor fleksibilitet i forhold til å «jobbe hvor som helst», og hvor de ansatte velger ulike modeller, kalles for hybride team. Disse virksomhetene vil ha en blanding av ansatte, hvor noen jobber mest sentralt og andre meste eksternt. For arbeidsgivere kan det også være fristende å utnytte et mer globalt arbeidsmarked, der det er mulig. I en undersøkelse fra Forrester forventer f.eks. 48% av arbeidsgiverne at andelen av heltids remote arbeidere kommer til å øke. Det vil igjen kunne føre til flere hybride organisasjoner.
Isolerte fjernarbeidere?
Mange analytikere, ventureinvestorer og startups peker likevel på risikoene knyttet til fjernarbeid og fleksible arbeidsavtaler, uten at man samtidig gjør større endringer i hvordan selskapet er organisert og fungerer. Risikoen er bl.a. at de som i stor grad velger fjernarbeid blir isolert fra prosesser som pågår i «sentrum», som kulturbygging, kunnskapsdeling, karriereutvikling etc. Her vil eksempelvis mellomledernes atferd kunne være helt avgjørende. Vil de lede og premiere basert på hvem de ser og møter på kontoret, eller vil de forstå og praktisere «fjernledelse» på en inkluderende måte?
Distribuert arbeid
Chris Marsh, Research Director I analyseselskapet 451 Research, mener derfor at begrepene “Remote Work” og “Fjernarbeid” ikke gir mening som en virksomhetsstrategi. På selskapsnivå vil han heller bruke begrepet «Distributed Work». «Fjernarbeid er en disiplin for den enkelte arbeider, mens distribuert arbeid er en disiplin for hele organisasjonen».
Kjernen i hans argumentasjon er at hele selskapet, og alle dens prosesser, må bygges om til å støtte distribuert arbeid. Enten man på ulike tidspunkter befinner seg på et hjemmekontor, på en kafé, på et kontor, i et coworking space, på reise el. Og uavhengig av hvordan den enkelte arbeidstaker velger å anvende sin fleksibilitet.
«All Remote»
Parallelt vokser antallet virksomheter som bygger sin organisasjon fullt og helt på distribuerte arbeidere. En av disse er Basecamp, som aldri har hatt noe hovedkontor. Gründerne Jason Fried og David Heinemeier Hansson har også del sine erfaringer i boken «Remote – Office not required». Det vokser også opp nye teknologiselskaper som leverer løsninger som er spesielt tilpasset organisasjoner med mange faste fjernarbeidere. En av disse er Firstbase, som hevder de har utviklet et fysisk operativsystem for Remote teams. Hvis du vil vite litt mer om hvordan gründerne her ser for seg det neste tiåret, anbefaler vi denne Twitter-tråden til Chris Herd.
Work From Anywhere
Vi er overbevist om at omfanget av fjernarbeid og fleksible arbeidsmønstre kommer til å øke, også etter COVID-19. Men det er fort gjort for ledere å falle tilbake til «hvordan det var før», og direkte eller indirekte gi signaler om at det «egentlig» er på kontoret at de ansatte forventes å være. Vi tror slike ledere utsetter virksomheten de er satt til å lede for en unødig risiko, enten innenfra fra misfornøyde ansatte eller eksternt fra mer endringsvillige konkurrenter.
Vi anbefaler i stedet moderne ledere å omfavne mulighetene som byr seg med en strategi for «Work From Anywhere», et begrep som har fått vind i seilene de siste månedene. Innholdet er på mange måter identisk med «Distributed Work», men er mer presist og gir muligheter til å se fremtiden både fra ansattes og virksomhetens ståsted.
Analyseselskapet Forrester er blant de som fremmer begrepet Work From Anywhere, og gir det innhold. Eksempelvis mener Forrester at en Work From Anywhere-strategi må kobles mot de ansattes brukeropplevelser (Employee Experience), i form av tre prinsipper:
1. La meg få teknologi som tilpasser seg meg – ikke omvendt
2. Vis meg tillit – ikke overvåk meg
3. Gi meg ressurser til selvbetjening
Det høres vel ut som en spennende visjon for fremtiden?