Til tross for fremveksten av nye teknologier på jobben så fortsetter produktivitets-verktøy som mail, kalender og office-dokumenter å være en «grunnpakke» for bedrifter flest, og sentrale brukergrensesnitt for ansatte. Men mange virksomheter klarer fortsatt ikke å utnytte fortrinnene som ligger i samhandling i skyen eller via mobil: Som å jobbe på ett og samme dokument, som å bruke mail smartere eller som å flytte endeløse diskusjoner ut av mail og over i en samhandlingsplattform. Samtidig er dette et marked med få valgmuligheter for kundene, men hvor startups dukker opp fra tid til annen og utfordrer de store aktørene.

Produktivitetsverktøy

Du har sikkert opplevd det mange ganger allerede: Kolleger som sender «siste», «allersiste» og «allersistesiste» versjon av et dokument i en diskusjonstråd via mail. Og hvor det underveis i «reply»-og «videresendings»-mailene er andre kolleger som blir invitert inn i dialogen, mens andre blir glemt. Joda, hva dette forteller om ulempene med epost er selvsagt én ting, men tenk gjerne over hvor mye energi som går med – for alle involverte deltakere – til å lese, sende, motta, redigere – alle disse dokumentene – når det er fullt mulig å forholde seg til EN versjon – for alle – i skyen? Svaret er dokumentforvaltning via samhandlingsrom i skyen.

Samhandling om dokumenter

I privatmarkedet er det på verdensbasis nå flere som bruker meldingsplattformer som WhatsApp enn sosiale nettverk som Facebook og Twitter. Forklaringen er trolig at samtalene i meldingskanalene både er mer private og i sanntid, og at chatplattformene gir brukerne mer kontroll over hvordan innhold deles. Denne trenden utnyttet startup-selskapet Slack da de i 2013 lanserte sin Chat-app for bedrifter. Siden da har mange andre selskaper hevet seg på bølgen. Men der hvor Workplace og Yammer har sin styrke som sosiale nettverk på tvers i en bedrift, har løsninger som Slack og Microsoft Teams sin største styrke i samhandling i mindre team.

Meldingsplattformer

Vi mennesker kommuniserer, tar imot informasjon og lærer på ulike måter til ulike tider. Derfor er det viktig også å kunne ta i bruk verktøy på jobben som ikke bare informerer, men som engasjerer. Dette kan eksempelvis være rike medier som bilder og video,interaktive løsninger eller aktiviteter som innbyr til aktiv deltakelse. Skybaserte og mobile plattformer har gjort det ennå enklere å ta i bruk engasjementsbaserte verktøy på jobben, som events, video, podcaster og surveys. Både leverandører av intranettløsninger, sosiale nettverk og kommunikasjons- apper tar nå slike engasjementsverktøy i bruk.

Oppgaver og prosesser

Samhandling i team

Etter hvert som innhold og data er blitt mer tilgjengelig via skytjenester, nettleser og mobile plattformer, er det blitt langt lettere å jobbe sammen i team på jobben. Produktivitetsverktøy som epost, kalender og office er blitt supplert med chatbaserte diskusjoner og strukturert samhandling rundt dokumenter, oppgaver og prosjekter. I samhandlingsplattformer som Slack og Microsoft Teams er det nå samtaler og diskusjoner som er det viktigste brukergrensesnittet, samtidig som samhandlingsplattformer bringer innhold og data fra tredjepartsapplikasjoner inn i aktivitetsfeeden. Parallelt vokser det frem nye skybaserte plattformer hvor det er oppgaveløsning og prosjektstyring som står i sentrum.