Onsdag denne uken ble Breakout Rooms i Microsoft Teams endelig allment tilgjengelig, og organisatorer både i næringslivet, offentlig virksomhet og utdanning hiver seg nå over mulighetene som byr seg. Vi har laget en guide for deg som nå vil i gang med Breakout Rooms.
Hvis du bruker Teams i nettleser er ikke Breakout Rooms tilgjengelig riktig ennå. Som organisator av gruppemøter må du derfor bruke desktopappen på PC eller Mac, mens du som gruppedeltaker har tilgang både via desktoppapp og mobil. For å få tilgang må du også ha aktivert «ny møteopplevelse» i Teams sine Innstillinger, som du eventuelt kan oppdatere ved å klikke på profilen din i Teams.
Hvorfor Breakout Rooms?
Mange møter og workshops i Teams kan ha behov for ekstra grep for å engasjere deltakerne. Kanskje består også møtet av så mange deltakere at interaktivitet blir vanskelig, eller at flere synes det er vanskelig å ta ordet. Her kommer Breakout Rooms til hjelp, hvor du kan dele opp møtet eller workshopen i mindre sub-møter. I mini-møtene kan du legge opp til brainstorming, diskusjoner og gruppearbeid som gruppedeltakerne kan ta med seg tilbake til hovedmøtet.
Hvordan starte Breakout Rooms
Når du har startet et Teams-møte finner du symbolet for grupperom – et lite rektangel inne i et større rektangel - øverst i menyen sammen med de andre viktige navigasjonsverktøyene. Klikk på symbolet og du får tilgang til oppsettet for dine grupperom.
Her kan du velge antall grupperom du vil ha; det er mulig med inntil 50 Breakout Rooms i dag. Du kan velge om du vil legge deltakerne inn de ulike grupperommene manuelt eller automatisk. Du kan underveis i et møte eller workshop legge til nye rom, fjerne rom, endre navn på rommene, flytte deltakere fra et rom til et annet eller gjøre organiseringen av rommene helt på nytt.
Organisatorens rolle
I dag er det kun en organisator av et Teams-møte som kan opprette grupperom. Men det jobbes med å definere flere roller i et Teams-møte som kan få utvidede rettigheter i forhold til organisering og fasilitering av grupperom. Organisatoren kan også underveis gå inn og ut av de ulike grupperommene for å oppdatere gruppedeltakerne, for å sjekke om workshopen går bra eller står fast av en eller annen grunn. Organisatoren kan underveis også sende annonseringer til grupperommene som havner i gruppechaten, eksempelvis med ny informasjon om gruppeoppgavene eller med varsling om hvor lang tid det er igjen før man skal møtes sammen i hovedmøtet. Pass på at du gir gruppene tid til å avslutte sitt gruppearbeid på en ordentlig måte, før du henter dem tilbake til hovedmøtet ved å lukke gruppemøtene.
Gruppedeltakernes rolle
Pass på at alle har deltakerne har kommet seg inn i workshopen før du deler dem inn i grupper. Men hvis noen kommer for sent, kan du likevel legge dem til manuelt i en gruppe etterpå eller du kan gjøre tildeling av grupper og gruppemedlemsskap helt på nytt. Hvis det er noen deltakere som ikke har blitt lagt inn i et grupperom, kan det være fordi de har en eldre versjon av Teams. De må da i tilfelle oppgradere Teams først. Når du er ferdig med konfigureringen av rommene og vil starte, trykker du på en startknapp og alle deltakerne blir automatisk flyttet inn i sitt tildelte breakout rooms. I grupperommene er det ingen definert rolle som organisator, fasilitator eller gruppeleder. Alle deltakerne blir definert som paneldeltakere og kan dermed alle ta initiativ til å få gruppen i gang. Det samme gjelder skjermvisning eller bruk av andre verktøy i grupperommet, med mindre organisatoren for møtet har laget en kjøreplan og gitt gruppen bestemte arbeidsoppgaver.
Hvor kan du starte Breakout Rooms
Breakout Rooms kan startes fra alle typer Teams-møter. Det betyr både fra enkeltstående Teams-møter, møter som inngår i en møteserie, møter som er opprettet i en kanal og private møter. For private møter finnes det foreløpig noen begrensninger, men ettersom private møter ofte har færre deltakere er gjerne breakout rooms her mindre relevant. Microsoft jobber også med at du kan planlegge møterommene på forhånd. I dag må du startet møtet først før du kan dele møtet opp i mini-møter. Det er også sannsynlig at breakout rooms etter hvert vil bli tilgjengelig i Live Events. Det vil åpenbart være en nyttig funksjon som ikke bare kan brukes til gruppearbeid men også til å dele et større event opp i parallelle sesjoner. Ellers må breakout rooms i dag startes fra desktop, mens deltakerne kan bli med både via desktop og mobile enheter.
Tilgang på funksjonalitet
I et grupperom har deltakerne i prinsippet tilgang til akkurat de samme verktøyene som i hovedmøtet. Det betyr at deltakerne kan chatte, ta notater, gjøre videopptak fra gruppemøter og dele filer. Gruppen kan også ta i bruk funksjoner som polls eller whiteboards, hvor gruppen visuelt kan dele, diskutere og strukturere ideer og konsepter. Når gruppemøtene er ferdig, blir delte filer og utført gruppearbeid tilgjengelig for organisator og kan leses av de øvrige deltakerne i workshopen. Gruppedeltakerne har også tilgang til sin egen gruppechat etter at gruppemøtet er avsluttet.
Bruk av møteapper
Bruk av apper i Teams-møtene er en forholdsvis ny funksjonalitet, så det er usikkert om det her finnes noen begrensninger i forhold til bruk av disse i grupperommene. Det var tidligere i november at Microsoft lanserte Teams-apper spesielt tilrettelagt for bruk i møter. Blant de 20 appene som var tilgjengelige ved lansering var f.eks. prosjektplattformene Asana og Monday.com samt poll-verktøyet Slido. Slike møteapper er uansett et sterkt tilskudd til verktøykassen for en møteleder eller fasilitator av workshops.
Veikart for Breakout Rooms
En funksjonalitet som er på Microsoft sitt veikart for breakout rooms er å kunne sette opp grupperommene før møtet finner sted. Det vil være en svært nyttig funksjon for ledere og fasilitatorer som gjerne har mye å tenke på når de skal forberede et større møte eller en workshop. En etterspurt funksjon er at deltakerne selv kan velge hvilket grupperom de ønsker å være med i. Mens alle gruppemedlemmer i dag er likestilte planlegges det å legge til rette for en egen presentatorrolle i gruppemøtene. Det jobbes også med å rulle ut en tidsplanlegger og å kunne gjenbruke gruppeoppsett og gruppemedlemsskap ved senere møter. Fremover vil det kunne bli mulig for gruppemedlemmer å kunne flytte fra rom til rom, uavhengig av lederen for hovedmøtet. Og det vil bli mulig for Teams-gjester, dvs. Teams-medlemmer utenfor organisasjonen, å delta i breakout rooms.
Etter lang ventetid er Breakout Rooms blitt tilgjengelig i Microsoft Teams. Her diskuterer Ingfrid Landsnes og Morten Myrstad hva Breakout Rooms er, og hvorfor så mange har ventet på denne funksjonaliteten.
Få også med deg denne populære bloggposten om Breakout Rooms: Endelig får Microsoft Teams også Breakout Rooms!
Her finner du Microsoft sin offisielle lanseringsartikkel: Breakout rooms generally available today in Microsoft Teams.
Hvis du vil lese om andre funksjoner i Microsoft Teams, sjekk ut våre produktsider om Teams.