Workshops er en smart måte å fasilitere idemyldring og brainstorming på. Vi tror at virtuelle workshops er kommet for å bli, også etter at pandemien er over. Ja, i mange tilfeller kan virtuelle workshops være bedre, mer effektive og mer engasjerende enn fysiske workshops.
En fysisk workshop er vanligvis enkelt å gjennomføre. Det krever engasjement fra de utvalgte ressurspersonene, post-it lapper (gjerne i alle regnbuens farger), plakater eller whiteboards og tusjer. Deltakerne stiller med åpent sinn og jobber sammen for å samle ideer og tanker om et tema eller problemstilling. Men hvordan gjør vi dette best når vi ikke kan møtes fysisk? I denne bloggposten deler vi noen praktiske tips for gjennomføring av digitale workshops.
Smarte digitale verktøy
For å gjennomføre en virtuell workshop må du ha et digitalt whiteboard som du kan lage sticky-notes på, slik som Miro eller Mural. I tillegg må dere ha et verktøy for å kommunisere med hverandre underveis i workshopen. Vi anbefaler videoløsningen til Zoom eller Microsoft Teams, som begge nå har tilgang til funksjonaliteten Breakout Rooms.
Vi anbefaler at du gir en introduksjon både til videokonferanseverktøyet du skal bruke under workshopen og Miro. Miro er et veldig brukervennlig og enkelt verktøy å ta i bruk, men en introduksjon til verktøyet sørger for tryggere deltakere og mer effektiv bruk. Bruk derfor noen minutter i starten av workshopen og introduser verktøyene, inkludert hvordan de kommer til å bli brukt under workshopen.
Deltakere
Antall deltakere i en workshop kan være så få som 10 - eller så mange som 50. Ved større grupper og hvor det skal gjennomføres gruppearbeid eller -diskusjoner er det formålstjenlig å dele workshopen inn i mindre grupper. Dette har både Zoom og Teams tilrettelagt for med funksjonen Breakout Rooms. Som fasilitator kan du til enhver tid sende ut mindre grupper i ulike virtuelle rom. Selv kan du bevege deg fritt mellom gruppene du har oppdelt.
Agenda
Du starter et videomøte med å introdusere deg og kort informasjon hvorfor deltakerne er samlet. Dersom deltakerne ikke kjenner hverandre bør de introdusere seg selv. I tillegg bør du som fasilitator tilrettelegger for såkalte «Icebreakers» underveis slik at alle blir fortrolige med situasjonen de er i. Etter introduksjonsrunden kan du ta opp en powerpoint i videokonferanseverktøyet med innhold fra dagens agenda. Denne kan du komme tilbake til underveis eksempelvis når deltakerne har hatt separate diskusjoner i Breakout Rooms. Husk å være tydelige på målet for workshopen.
Tid og pauser
Virtuelle workshops bør gjennomføres med kortere økter enn fysiske workshops. En hel dag i videomøter dreper raskt engasjementet hos enhver medarbeider. Del opp i flere Workshoper med tid for refleksjon imellom og sørg for å ha hyppige pauser underveis i workshopene.
Miro har en «timer» i sin løsning. Vi anbefaler at du bruker den aktivt underveis i workshopen, både ved individuelle oppgaver, gruppearbeid og ved pauser. Slik vet alle til enhver tid hvor mye tid de har igjen til å fullføre en oppgave de har fått utdelt.
Roller i en workshop
Fasilitator: ansvarlig for å guide teamet gjennom workshopen.
Medhjelper(e): Ved større grupper bør det være flere som bistår fasilitator. Spesielt i oppstarten av en workshop bør fasilitatoren ha støtte for å kunne løse eventuelle tekniske utfordringer. Da unngår man at resten av deltakerne bli stående og vente og miste fokus før man i det hele tatt er kommet i gang.
Teamleder: Når deltakerne spres i ulike grupper, bør det utnevnes en som presenterer resultatet for resten av deltakerne.
Etikette i en workshop
Lukk alle andre vinduer på din PC så du ikke blir distrahert av meldinger i mail, Slack eller Teams
Skru på kamera så det føles som om vi er i samme rom
Tenk fritt – målet med en workshop er å få frem ideer, ikke å analysere løsninger
Avklar hvordan deltakerne skal stille spørsmål og når det passer at de avbryter med spørsmålene sine. Eks. spørre i chatten, rekk opp hånd-funksjon etc.
Dokumentasjon
Det geniale med online workshops er at hele prosessen blir dokumentert underveis. Her vil man som fasilitator spare masse arbeid i forhold til en fysisk workshop, hvor man gjerne må dokumentere arbeidet underveis i workshopen. Alt må tas bilde av og post-its må skrives og overføres inn i et dokument som gjøres tilgjengelig digitalt. Dette er tidskrevende og en av største fordelene ved å fasilitere workshopen digitalt.
Før – Under - Etter
Den digitale workshopen tilrettelegger for engasjement også før og etter en workshop. Flere deltakere kan være med å bearbeide innholdet i workshopen eller eventuelt bidra med ytterligere spissing av innholdet. Dette er svært krevende å gjennomføre i etterkant av en fysisk workshop. Vi har beskrevet innholdet i selve workshopen, så her kommer noen tips til hvordan du kan utnytte den asynkrone jobbingen før og etter en workshop.
Før
Forbered deltakerne på verktøyene de skal bruke ved å gi dem en enkel oppgave i Miro/Mural der du ber dem introduserer seg selv på en Sticky-note. Dette gir deg samtidig informasjon om hvem som ennå ikke har kommet seg inn, slik at du kan sørge for personlig oppfølging av den enkelte.
Send instruksjoner i god tid før oppstart slik at deltakerne kan forberede seg på workshopen og verktøyene de skal ta i bruk.
Send invitasjon til Miro slik at deltakerne kan logge seg inn på forhånd – da slipper du å bruke tid på dette når workshopen starter.
Etter
Deltagerne gis tid til å reflektere og bidra med ytterligere sticky-notes
Alle har tilgang til jobben man har gjort sammen
Workshopen benyttes for viktige diskusjoner mellom teamdeltakerne, mens deltakerne ellers kan bidra når kjenner seg mest kreative i løpet av dagen
Bistand for å organisere Sticky-notes
Engasjement
Den vanskeligste oppgaven til fasilitatoren er å holde deltakernes engasjement oppe gjennom hele workshopen. Det er en krevende nok oppgave ved fysiske workshop. Men med alle distraksjonene de ulike deltakerne opplever digitalt – som e-poster, mobilen fremme og varsler fra ulike nettsider - stjeles deres oppmerksomhet ytterligere. Det viktigste du kan gjøre som fasilitator er å be alle deltakerne om å skru på kamera. Det blir en hyggeligere atmosfære når man kan se hverandre og det blir mulig for workshopdeltakerne å lese reaksjoner, engasjement og kroppsspråk, noe som er spesielt viktig for fasilitator.
I et fysisk rom med noen aktive og engasjerte deltakere inspireres resten av gruppen og man får en god flyt i workshopen. Denne smitteeffekten er vanskelig å kopiere i en virtuell workshops, men med de rette verktøyene og med trygge deltakere kan du fremdeles gjennomføre en engasjerende workshop.
Noen spiller også musikk underveis i workshopen når man arbeider individuelt. Det er et spennende innslag og kan bidra til kreativitet i teamene.
Kommet for å bli
Vi tror at virtuelle workshops vil være populært og høyaktuelt selv etter at pandemien er over, fordi det legger til rette for hyppigere workshops og asynkront arbeid. Virtuelle Workshops sørger for at alle kan delta og man slipper å reise fra ulike kontorer for å samles. Virtuelle workshop er også mer tilpasset introverte personligheter slik at bidrag kan komme fra flere hold. Vi i The New Company kan bistå deg og ditt team dersom dere har behov for bistand for å få fasilitert workshops digitalt hos dere. Bruk i tilfelle skjema på våre kontaktsider.
Du kan også lese mer om Miro i denne bloggposten.