Til manges overraskelse så oppbevares filene som er i omløp i Microsoft Teams forskjellig, avhengig av hvor de deles. Hvor filene er lagret, er viktig å kjenne til for å forstå hvordan man kan ivareta sikkerhet til sensitiv informasjon og unngå at filer kommer avveie.
I denne bloggposten beskriver vi hvor filene ligger lagret i back-end, avhengig av om du har lastet dem opp i en chat, i en kanal, fra skrivebordet eller fra OneDrive. Da kan du selv gjøre en vurdering av hvor du skal dele og lagre filer, og dermed også hvem som har tilgang til filene.
Dokumentsamarbeid
Microsoft Teams har blitt omfavnet av mange bedrifter, spesielt den siste tiden. Interne dialoger har i stor grad blitt flyttet fra fysiske møterom til kommunikasjon og samhandling i Teams. En naturlig del av interne dialoger er dokumentsamhandling og fildeling. Disse filene som deles på tvers av teams, kanaler og chatdialoger i Microsoft Teams «bor» en plass i skyen. Men vet du hvor?
Chatdialog
Deler dere filer i en chat, enten 1-1 eller gruppechat vil filene bli lagret i din OneDrive. Hvis du deler filer fra din OneDrive så vil de forbli der de ble hentet fra. Men dersom du laster opp en fil fra din pc så vil filen i stedet bli lastet opp i en mappe som heter Chatfiler for Microsoft Teams.. Kun deltakere i chatten har tilgang til disse filene.
Alle filer delt i chatten får du tilgang til ved å klikke på Faner i øverst i chatten. Obs! Dette gjelder ikke nye deltakere i en chat. De får ikke tilgang til filene som ble delt før de ble medlemmer i gruppechatten.
Teams og kanaler
Et Team i Microsoft Teams vil alltid ha tilknyttet en SharePoint site. SharePoint blir blant annet brukt til filsamarbeid og det er her filene som deles i Teamet blir lagret. Hvis du klikker på fanen Filer, så vil du se at du også kan åpne alle filene i SharePoint.
Hver kanal i Teamet vil automatisk få tildelt egen mappe i SharePoint-siten. Hele teamet har tilgang til filene om de er delt i et team. Navnet på mappen er identisk med navnet på kanalen. Her er det kritisk å velge riktig navn på kanalen når den opprettes. Endrer man navnet i ettertid, vil navnet på kanalen og mappen være ulik. Dersom du endrer navnet på mappen lik det nye kanalnavnet, vil ikke mappenavnet lenger matche det som ligger i back-end og du vil ikke få synkronisert SharePoint-mappen med Teamsfilene.
OneDrive og SharePoint
Dersom du deler en fil fra din OneDrive til et Team vil det lastes opp en kopi i Teamet. Filen vil altså «bo» i dine private filmapper, men en kopi av filen vil også ligge i teamet. Disse filene vil ikke synkroniseres og er nå to uavhengige filer. Filer lastet opp i Teams vil hele teamet kunne samhandle i.
Om du derimot deler en fil fra OneDrive inn i en 1-1 chat, deler du en fil direkte fra din private OneDrive. Denne filen vil alle medlemmene i chatten ha tilgang til og automatisk redigeringsrettigheter til. Endringer gjort av andre vil påvirke filen som ligger i din private OneDrive. Her er det viktig å kjenne til at om personer blir fjernet fra en gruppechat, så vil de fremdeles ha tilgang til filene som har blitt delt i chatten. Deres tilgang til gruppechattens dokumenter må da i tilfelle endres i OneDrive.
Lage nye dokumenter
Du kan påbegynne en fil i et Team ved å gå i fanen filer og klikke på ny og velger så type dokument man vil opprette. Dette dokumentet vil kun bo i Teamets Sharepoint-site. Oppretting av et dokument i Microsoft Teams er kun mulig i et Team, ikke i en 1-1 chat.
Filene lastet opp i Teams kan man i ettertid dele lenker til. Dette for å unngå rotet ved at flere kopier av samme fil blir liggende i teamets filbilbliotek. Derfor anbefaler vi at alle team etablerer en rutine hvor filer som allerede er lastet opp, kun blir lenket til.
Dersom en ansatt som har lastet opp filer i Teamet forlater bedriften, vil resten av teamet fremdeles ha tilgang til de delte filene fra OneDrive.
Synkroniser online filene med din PC eller Mac
Ved å synkronisere filene i teamet med din PC og Mac, vil du ha tilgang til filer også når du er uten internettilgang. Det betyr at du kan ha tilgang til og jobbe med filer lokalt på ditt skrivebord, fremfor i nettleseren. Når du igjen er koblet til et nett vil eventuelt arbeid med innhold eller nye dokumenter bli synkronisert med Teams. Fremdeles «bor» filene i Teams.