Microsoft Teams byr på mye mer enn møtekonferanse og chatløsning. Microsoft Teams tilrettelegger for smart filhåndtering på tvers av team, slik at hele teamet til enhver tid har tilgang til relevante og oppdaterte dokumenter. Samarbeid i sanntid er både effektivt og tidsbesparende.
I Microsoft Teams kan flere redigere, diskutere og kommentere filer i sanntid. Det betyr at du og ditt team kan jobbe sammen i et Word-dokument, Excel-regneark eller PowerPoint-presentasjon samtidig. Endringene blir synkronisert mens dere arbeider på dokumentet. Deling av filer og felles arbeid i sanntid på dokumenter er en enkel og effektiv måte å samarbeide som team på.
Forbedret arbeidsflyt
Dokumentsamarbeid i Microsoft Teams eliminerer behovet for å sende filer som vedlegg eller lenker i Outlook. Arbeidsflyten i filhåndteringen innad i team og prosjekter blir bedre da man slipper både forvirrende duplikater og å lete seg frem til den nyeste og riktige versjonen av en fil. Alle Teamets filer finner du samlet i filbiblioteket i kanalen til teamet.
Noen ganger er det viktig å ha synlig og rask tilgang til en fil; derfor kan filer også legges til som faner. Da vil filen legge seg øverst i kanalen.
Dialog rundt dokumenter
I Teams samarbeider man med andre ved å arbeide på dokumentet i sanntid. Dine kolleger kommenterer på tekst og bilder som du kan se og svare på. Dette gir effektivt samarbeid rundt innholdet i dokumentet.
På høyre side av dokumentet er det en chatdialogder man kan gi generell feedback eller omtale noen som man ønsker skal gi en feedback. Denne dialogen vil speiles i chatten i kanalen til teamet, der dialogene også kan utspille seg.
Både i chatten i teamet og på høyre side av dokumentet dere samhandler i, kan du omtale en kollega ved å skrive @ (alfakrøll) etterfulgt av navnet til vedkommende. Du har til enhver tid oversikt over hvem som har kommentert og relevante personer kan også omtales for å få svar på eventuelle spørsmål. I tillegg er det enkelt å komme i gang!
Samarbeid på alle flater
Filene kan du også jobbe med direkte i Teams, noe som passer fint ved enkelt arbeid eller ved behov for å gi raske tilbakemeldinger. Men dersom du vil ha tilgang til flere eller alle funksjonene i et Word-dokument, Excel-regneark eller PowerPoint-presentasjon anbefaler vi at du åpner filen i Online- eller Skrivebordsversjonen.
Dele filer med andre enn teammedlemmene
Oppstår behovet for å dele filen med personer utenfor teamet kan du enkelt gjøre det. For å dele filen må du åpne filen i Office i nettleseren eller i skrivebordsprogrammet. Trykk så på del, som du ser øverst til høyre i programmet. Her kan du enten legge inn e-postadressen til mottakeren eller klikke på kopier kobling for å hente lenken du skal bruke for å dele dokumentet med den eksterne parten.
Dersom ditt team utnytter potensialet som ligger i filsamarbeidi Microsoft Teams fullt ut, vil dere oppleve en forenklet og strømlinjet arbeidsprosess rundt lagring, deling og håndtering av filer. Alle jobber på samme dokument, hele teamet er oppdatert til enhver tid og dokumentet befinner seg hele tiden på samme sted.Filsamarbeid har aldri vært mer effektivt og enkelt.