Box – et alternativ til SharePoint og Google Drive



Vil du gjerne utnytte fordelene av dokumentsamarbeid i skyen, men er på leting etter et alternativ til Sharepoint, OneDrive og Google Drive? De mest aktuelle alternativene er da fildelingsplattformene Box og Dropbox.

Box har helt siden lanseringen i 2015hatt næringslivet som sin primære og eneste målgruppe. Dropbox ble lansert i 2008, og er en svært utbredt delingsplattform mellom privatpersoner, i foreningslivet etc. Satsingen mot næringslivet, Dropbox for Business, startet for alvor i 2013.


Cloud Content Management

Vi overvåker løpende plattformer for dokumentsamarbeid og har også selv gode erfaringer med Box. Vi deler derfor i denne bloggposten informasjon om hvordan plattformen fungerer og hva som er de viktigste funksjonene. Vi vil se nærmere på Dropbox for Business ved en senere anledning. Selv om både Box og Dropbox har sin opprinnelse som fildelingsplattformer, så representerer de i dag et stort økosystem for innhold. Box kaller da også sin plattform nå for «Cloud Content Management», og har støtte for hundrevis av filformater.


Alt på ett sted

Box har satset mye på enkelhet og brukervennlighet. I motsetning til dokumentforvaltning i Office 365, hvor brukerne må forholde seg både til OneDrive og Sharepoint, så finner en Box-bruker alt på samme sted. Private mapper markeres med gult, mens delte mapper markeres med blått. Mapper og dokumenter kan også deles med eksterne deltakere. Informasjonsarkitekturen er basert på mappestruktur, hvor man fra «toppen» av venstremenyen i Box, «All Files», har tilgang til alle mapper. For å få fokus på prosjekter og dokumenter man jobber med akkurat nå, kan man markere både mapper og filer som favoritter. Disse vises da i en egen navigasjon i venstremenyen.


Samspill med O365 og G Suite

Både oppretting, redigering og deling av Office-dokumenter (Word, Exel og Powerpoint) og G Suite-dokumenter (Google Docs og Google Sheet) fungerer smertefritt når man bare sørger for å ha integrasjonene med disse applikasjonene up-to-date. Ja, Box har også støtte for andre officeverktøy som iWork fra Apple og Quip fra Salesforce. Også hvis vi snur perspektivet fra Box og til produktivitetssuitene sine brukergrensesnitt, så kan både Office 365 og G suite integreres med Box, slik at dokumenter og mapper i Box vises i f.eks. Microsoft Teams.


Sterke integrasjoner

Integrasjoner er forøvrig et område som Box satser hardt på, og selskapet støtter nå over 1400 integrasjoner. I tillegg til produktivitetsplattformer, som nevnt ovenfor, er de viktigste kategoriene forretningsapplikasjoner, sikkerhetsløsninger og sosiale nettverk. Box støtter bl.a. integrasjoner med Salesforce og ServiceNow og brukes også av mange virksomheter som har tatt i bruk Slack eller Workplace by Facebook som sin plattform for konversasjon.

Notatblokk og arbeidsflyt

Box har ellers innebygget en notatblokk, Box Note, som kan brukes til å legge inn ideer eller dele noen foreløpige tanker med en kollega. Box har også i samarbeid med IBM utviklet et workflowverktøy, Relay, som kan brukes til å automatisere prosesser. Ifølge Box er Relay en såkalt «no code»-plattform, dvs. det er mulig å sette opp arbeidsflyter uten programmeringskunnskaper. Box finnes også som en utviklingsplattform, som gjør det mulig for utviklere å ta i bruk Box som byggeklosser for dokumentforvaltning i andre applikasjoner, f.eks. i et kvalitetssystem, i en forsikringsløsning, i et intranett etc.


Hvis du er interessert i mer informasjon om Box og andre plattformer, så kan du lese en artikkel om dokumentsamarbeid i skyen på våre nye nettsider, eller du kan ta kontakt med oss.




© 2020 av The New Company. Personvernerklæring.

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Grey Circle