Samhandling om dokumenter

Du har sikkert opplevd det mange ganger allerede: Kolleger som sender «siste», «allersiste» og «allersistesiste» versjon av et dokument i en diskusjonstråd viamail. Og hvor det underveis i «reply»-og «videresendings»-mailene er andre kolleger som blir invitert inn i dialogen, mens andre blir glemt. Joda, hva dette forteller om ulempene med epost er selvsagt én ting, men tenk gjerne over hvor mye energi som gårmed –for alle involverte deltakere –til å lese, sende, motta, redigere –alle disse dokumentene –når det er fullt mulig å forholde seg til EN versjon –for alle –i skyen? Svaret er dokumentforvaltning via samhandlingsrom i skyen.

 

SharePoint og OneDrive

En SharePoint Team Site er et samhandlingsrom hvor kolleger kan samhandle rundt innhold, informasjon og applikasjoner. Historisk har dette først og fremst handlet om dokumenter og oppgaver (tasks), men i økende grad brukes SharePoint også til å automatisere workflows. SharePoint teamsites kan brukes både av prosjekter og av faste team og avdelinger. Ved gjennomtenkt organisering av dokumentene, gjøres innholdet tilgjengelig for samhandling med andre. Det som ikke umiddelbart er tiltenkt samhandling, kan brukeren istedet lagre i sine personlige mapper i OneDrive. For å holde orden på innholdet anvendes gjerne tags (metadata), men suppleres eller erstattes i økende grad av personalisert søk, chat rundt dokumenter i Microsoft Teams og av kunstig intelligens.

 

Google Drive

Motstykket til Sharepoint Team Sites i en Google-verden er Google Team Drive eller «shared drives». Dette gjør det bl.a. mulig å lagre, dele, redigere, søke og få tilgang til filer som tilhører et team. Til forskjell fra My Drive tilhører alt innhold i en Team Drive hele Teamet. For den enkelte bruker, er det da viktig å være bevisst på hvilket innhold som brukeren ønsker å dele med kolleger eller kunder, og hvilket innhold brukeren anser det naturlig å lagre i My Drive, f.eks. utkast eller egne notater.

Box Content Cloud

Box tilbyr fildeling og -forvaltning i skyen for bedrifter. Etter hvert som antallet støttede filtyper har økt, og krevende funksjonalitet knyttet til sikkerhet har blitt bygget inn, har Box søkt å profilere seg som en komplett «Cloud Content Management»-leverandør. Ett av Box sin største fortrinn, er brukervennligheten. Navigasjonen er enkel, og det er lett å se forskjell på «mine» og «delte» dokumenter.

Dropbox Business

Både Dropbox og Box har siden starten vært posisjonert som «file sharing» plattformer, men der Box umiddelbart satset på bedriftsmarkedet, har Dropbox først og fremst vokst frem i privatmarkedet. Likevel har de fleste IT-direktører vært kjent med bruken av Dropbox «under radaren» (også kalt «shadow IT») har vært stor. De siste årene har imidlertid Dropbox satset kraftig på bedriftsmarkedet, markedsført som Dropbox Business, men hvor de til forskjell fra Box drar fordel av kjennskapen fra privatmarkedet. 

Filservere til besvær

Fortsatt har mange bedrifter sine dokumenter lagret og forvaltet i mapper på lokale filservere. Etter hvert som mulighetene i skyen bare øker, så innebærer dette i realiteten et økende produktivitetstap for bedriftene det gjelder, samtidig som skybaserte konkurrenter sitt konkurransefortrinn også øker. Dette gjelder ikke minst på områder som samhandling, søk, integrasjoner, kunstig intelligens etc. Dette gapet, som også omtales som «IT-gjeld», kan bli veldig kostbart for bedrifter som velger å ta det siste toget til skyen. 

Enterprise Content Management (ECM)

Dokumentforvaltning, eller «Enterprise Content Management (ECM), er selvsagt ikke en ny oppfinnelse. Tunge systemer, som kunne tilfredsstille sikkerhetskrav fra eksempelvis helsemyndigheter, finans eller forsikring, har vært tilgjengelig i mange tiår. Men avstanden mellom disse, og «file sharing»-plattformene, har minsket år for år, etterhvert som Box, Dropbox, G Drive og andre har vektlagt sikkerhet og governance.

© 2020 av The New Company. Personvernerklæring.

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Grey Circle