Digital Workplace Audit

I en verden som endrer seg hurtig kan det av og til være greit å stoppe opp et øyeblikk, å gjøre opp en status eller kartlegging. Vi kaller en slik kartlegging av den digitale arbeidsplassen i en virksomhet for Digital Workplace Audit, som kan gjennomføres virtuelt og i løpet av noen få uker. 

Spørsmål som bør stilles

Dette er noen av spørsmålene som det kan være verdt å stille: 

  • Hva er virksomhetens digitale modenhet, målt som en benchmark?

  • Hvor befinner virksomheten seg i sin egen digitale endringsreise? 

  • Hvordan har dette blitt påvirket av COVID-19 og konsekvensene av COVID-19? 

  • Hva er status på byggeklossene i selskapets virksomhetsarkitektur? 

  • Hvordan er ansattes opplevelser ved bruk av digitale verktøy på jobben?  

  • Er virksomheten rustet i forhold til en hverdag med mer fjernarbeid? 

Hva møter den ansatte?

Kjernen i en Digital Workplace Audit er å kartlegge status på applikasjonene som møter den ansatte, og hvordan disse henger sammen i en digital arbeidsplass. Om ønskelig kan oppdraget utvides til å omfatte kvantitative og kvalitative undersøkelser blant selskapets ansatte. 

 

Kartleggingen er basert på en analyse av 3 kritiske dimensjoner i en digital arbeidsplass;

Prosesser, Organisasjon og Teknologi. 

Kritiske dimensjoner 

Prosesser:

Domener / ansvarsområder knyttet til interne, horisontale prosesser. Om ønskelig kan oppdraget utvides til også å omfatte kartlegging av bransjeavhengige,

vertikale prosesser. Eksempler på interne prosesser og domener er onboarding, trening, internkommunikasjon, samhandling, support etc. 

Organisasjon: 

Employee Experience, dvs. hvordan den digitale arbeidsplassen oppleves fra 3 nivåer i en organisasjon; Individ, Team og Virksomhet. Om ønskelig kan oppdraget utvides til å omfatte relasjonen mellom Employee Experience og Customer 

Experience og/eller Partner Experience. 

Teknologi:

Vi kartlegger ansattapplikasjoner (dvs. applikasjoner som møter sluttbruker), infrastruktur (dvs. backend som understøtter horisontale systemer) og integrasjoner mellom interne applikasjoner og systemer. Om ønskelig kan oppdragetutvides til å kartlegge integrasjoner med kundeorienterte systemer.

Digital modenhet 

Sentralt i den digitale revisjonen står en kartlegging av virksomhetens «digitale modenhet» på de tre områdene nevnt ovenfor. Det gir et nåtidsbilde av Digital Workplace i virksomheten. I tillegg kartlegges virksomhetens modenhet innenfor «Digital Governance», dvs. ledelses- og styringsprinsipper for digitalisering av arbeidsplassen. Svært ofte er det innenfor Digital Governance at en virksomhet kan finne de største kildene til forbedring, ettersom nye digitale ledelses- og styringsprinsipper vil ha ringeffekter innenfor hele organisasjonen. 

 

I kartleggingen av digital modenhet på arbeidsplassen gjøres en benchmark mot virksomhetens egne visjoner og mål, en benchmark mot tilgjengelige teknologier og plattformer og en benchmark av beste praktis i sammenlignbare virksomheter eller bransjer.

Forretningsmessige behov 

Det er også mulig å vinkle kartleggingen inn mot forretningsmessige behov som akkurat nå synes ekstra viktig. Eksempler på dette er: 

  • Krisehåndtering og krisekommunikasjon: Hva har vi lært og hvor står vi etter COVID-19? 

  • Internkommunikasjon: Har virksomheten moderne og mobile plattformer for internkommunikasjon? 

  • Tilbakemeldinger: Har virksomheten løsninger for løpende tilbakemeldinger fra ansatte? 

  • Fjernarbeid og fjernledelse: Er det etablert policies, rutiner og systemer for fjernarbeid og fjernledelse?? 

  • Førstelinjearbeidere: Er virksomhetens verktøykasse tilpasset behovene til førstelinjearbeidere? 

  • Samhandling: Virksomheten har rullet ut produktivitetsverktøy som Microsoft Teams, Google Workspace eller Slack. Men brukes Teams disse optimalt? 

  • Toveis kommunikasjon: Har virksomheten plattformer for toveis kommunikasjon. Hvordan fungerer de? 

  • Rekruttering, onboarding og opplæring: Hvordan gjøres dette i en ny virkelighet med mye fjernarbeid? 

Organisering og fremdrift 

Kartleggingen kan gjennomføres både for ledelse, IT, HR, Kommunikasjon og andre beslutningsmiljøer i en virksomhet. Kartleggingen vil bli gjennomført basert på workshoper og skrivebordsanalyser og i tett samspill med sentrale ressurspersoner fra virksomheten. 

 

Det legges opp til workshoper i virtuelle arbeidsrom og informasjonsdeling og diskusjoner mellom møtene i digitale samhandlingsrom. 

Her ser du et eksempel hvordan bruk av Howspace som virtuelt arbeidsrom kan brukes til organisering og fremdrift av workshoper.

Kartleggingen avsluttes med en sluttrapport som inneholder materialet fra workshopene og en oppsummering. 

Priser 

FRA 49.000,- 

 

Beskriv gjerne i svarskjemaet om det er spesielle forretningsmessige behov du ønsker å få kartlagt som en del av revisjonen. 

 

Om ønskelig kan oppdraget utvides eller etterfølges av en digital strategi, eventuelt inkludert et digitalt veikart for implementering av nye løsninger og rutiner på den digitale arbeidsplassen. 

Jeg ønsker å vite mer om 

Digital Workplace Audit og hvordan 

The New Company kan bistå 

© 2020 av The New Company. Personvernerklæring.

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Grey Circle