Interessen for utviklingen av sosiale intranett, eller ”sosiale medier på innsiden”, er sterkt økende, også i Norge. COVID-19 har også synliggjort verdien av toveis kommunikasjon, grupper hvor ansatte kan snakke sammen og en plattform hvor ledere kan være synlig og delta.
Kjært barn har mange navn sies det. Når det gjelder sosial funksjonalitet på jobben, omtales det både som sosialt intranett, samhandlingsverktøy, interne sosiale plattformer, sosial integrasjon, sosiale medier på innsiden etc.
Uansett hvilke ord man velger å bruke, er fellestrekket en tro på at økt og bedre samhandling og sosial kommunikasjon skal bidra til mer endringsorienterte bedrifter, økt produktivitet og til bedre kundeopplevelser. Eksempler på sosiale intranett er Workplace from Facebook og Yammer, men også mange mobile intranett apper kan like gjerne beskrives som et sosialt intranett.
Det finnes flere viktige drivere bak fremveksten av sosiale intranett
Teknologipåvirkning som kommer utenfra og inn i bedriftene
Trender som ”Consumerization”, ”Bring Your Own Device” og ”Digital Natives” gjør at medarbeidere i økende grad forventer tilsvarende måter å kommunisere på i jobben, som de er vant til fra sitt private liv. Bedrifter uten sosiale, mobile og digitale kommunikasjonsmuligheter internt vil for mange medarbeidere fremstå som stive, redde og endringsuvillige. Mens bedrifter som stimulerer til sosial interaksjon og samhandling gjør det attraktivt å utvikle seg selv sammen med bedriften.
Påvirkning som skjer gjennom og mellom bedriftenes egne interessenter
Den andre gruppen av drivere utvikles i den kommersielle interaksjonen mellom kunder, leverandører og andre partnere. Stadig flere oppdager at kundene, enten de er B2C- eller B2B-kunder, allerede er mobile og sosiale. I deres søken etter informasjon, kunnskap eller produkter, forventer de at du som merkevare er tilgjengelig uavhengig av plattform eller device. Uten sosial, digital trening og kultur internt i bedriften, vil virksomheten kunne risikere å miste viktige kunderelasjoner og fremtidige forretningsmuligheter, ja kanskje endog uten å skjønne hva som skjer.
Påvirkning som kommer innenifra
Den tredje gruppen av drivere kommer innenifra, hvor fremtidsrettede ledere ser at de gamle måtene å kommunisere på er et hinder for kunnskapsdeling, innovasjon og vekst. Ja, kanskje er selve eposten, hvor en kunnskapsmedarbeider tilbringer 28% av sin arbeidsdag, selve symbolet på en ineffektiv organisasjon. I dette landskapet kan sosial funksjonalitet og samhandling bidra til mer effektiv kommunikasjon, til at kunnskap finner kunnskap, og til å utløse ny skaperkraft. Men spørsmålet er like fullt hvordan.
Store løfter, men også fallgruver
Ifølge en rapport fra McKinsey kan bedre kommunikasjon og samhandling gjennom sosiale teknologier bidra til å øke produktiviteten til kunnskapsmedarbeidere med 20-25 prosent. Men det finnes også klare fallgruver. Ifølge en analyse fra Gartner mislykkes eksempelvis hele 4 av 5 sosiale intranett-prosjekter i forhold til målsettingen. Disse sosiale intranettene både lever og fungerer, men de bidrar altså ikke til den ønskede og lovede gevinsten i forhold til produktivitet Like fullt fortsetter bedriftene å investere i sosiale intranett, ja investeringsnivået er økende, men nå mer målrettet enn noensinne.
Uklart formål og mangel på mål
I prinsippet er det ikke så vanskelig å forstå at avkastningen uteblir. På samme måte som når det gjelder fremveksten av sosiale medier som et markedsføringsverktøy, så har utviklingen på innsiden av bedriftene vært drevet av entusiaster. Det er i seg selv vel og bra, men uten forankring hos topp- og mellomledere, er et sosialt intranett dømt til å mislykkes. Utydelig definisjon av mål og manglende forankring hos ledere er en gjenganger i et sosialt intranett som ”bare er der”, uten egentlig å bidra, verken kulturelt eller forretningsmessig. Men i mange virksomheteter har COVID-19 bidratt til at ledere forstår verdien av sosiale nettverk både i forhold til internkommunikasjon, åpenhet og kulturbygging.
Ikke tilstrekkelig med bare sosialt
Et risiko knyttet til et sosialt intranett er å overfokusere på det sosiale. Hvis det eneste som binder en gruppe sammen er selve relasjonen, uten at den har et mål, innhold, handlinger og opplevelser, vil nyhetsverdien fort tape seg. Et sosialt intranett som en slags felles samling rundt en ”water cooler” eller et leirbål, er viktig nå i en krisetid, men er ikke tilstrekkelig på lengre sikt.
Sosialt intranett - for hvem?
En tredje fallgruve er uklar definisjon av målgrupper. Joda, i prinsippet definerer man selvsagt medarbeiderne som målgruppen for det sosiale intranettet. Men i hvilken egenskap? Som sosial person, teammedlem, fagperson, leder/medarbeider, eller rett og slett som en ansatt med krav på informasjon og innflytelse? I tillegg så er vår identitet sammensatt, hvor vi beveger oss inn og ut av ulike type miljøer (på det sosiale fagspråket kalt grafer). Vil disse grafene spille sammen, eller bør vi la jobb være jobb og la våre private relasjoner (venner og familie) tilhøre den sosiale grafen alene?
Identifiser de kritiske suksessfaktorene
Det gjelder å identifisere kritiske suksessfaktorene tidlig. Her er enhver virksomhet unik, men det er noen spørsmål som alltid bør stilles. Eksempelvis: Hva er det som har motivert prosjektet, akkurat nå, og hva må til for at det skal lykkes?
Viktig sosial funksjonalitet
Godt forankret i formål og mål gjelder det å beskrive hvilken funksjonalitet et sosialt intranett skal ha. Noen funksjoner kan være ”kjekk å ha”, andre utgjør kjernen i plattformen, mens atter andre funksjoner er helt avgjørende for å få alle avdelinger og team om bord.
Noen av de viktigste spørsmålene man her bør stille er bl.a.:
Er motivet bak et sosialt intranett først og fremst bedre kommunikasjon?
Hvor viktig er kunnskapsdeling og samhandling – på tvers i organisasjonen?
Er intensjonen at "alle skal med"? At nettverket ikke bare skal fungere for kontoransatte, men også for førstelinjearbeidere i butikk, produksjon, lager, transport og anlegg?
Skal virksomhetens sosiale intranett kunne brukes uavhengig av plattform, device og operativsystem?
I hvilken grad er det viktig at det sosiale intranettet er integrert med virksomhetens forretningsprosesser – på kort og lang sikt?
Mulighetene for sosiale plattformer er mange
I det sosiale medielandskapet skjer endringene svært hurtig. Og på tilbudssiden er det en lang rekke aktører som satser tungt. I The New Company deler vi i øyeblikket tilbudssiden opp slik:
Grupper i sosiale medier: Både Facebook, Linkedin og nye plattformer som Clubhouse tilbyr gruppe-funksjoner som kan brukes som et sosialt nettverk på jobben, særlig i mindre og homogene organisasjoner. Men dette er ikke nettverk som eies av bedriften, og utfordringen kan også være at ikke alle ansatte ønsker å være med for eksempel på Facebook.
Sosiale intranett på jobben: Her er de ledende plattformene Workplace from Facebook og Yammer, som er en del av Microsoft 365.
Noen bruker også plattformer som Slack og Teams som et sosialt intranett. Dette kan gjerne fungere i mindre virksomheter, men vi mener det er viktig å være tydelig eksempelvis på når du bør bruke Yammer og når du bør bruke Teams.
Moderne intranett: Mens tradisjonelle intranett av de fleste oppfattes både som statiske og enveis i sin kommunikasjon, har de fleste moderne og skybaserte intranettplattformene støtte for sosial funksjonalitet som grupper, kommentar, likes, events etc.
Intranett apper: De siste årene har det vokst frem mange mobile apper som er som skreddersydd for førstelinjearbeidere, dvs medarbeidere som ikke jobber ved en PC.
Community-plattformer: Disse plattformene er gjerne primært utviklet for å bygge nettverk for kunder og interesser, men kan også organiseres som et nettverk kun tilgjengelig for ansatte
Forretningsplattformer: Forretningsorienterte tilbydere, innenfor CRM, ERP, Prosjekt, Human Relations, Marketing tilbyr nå sosial funksjonalitet ”på toppen” av de forretningsorienterte prosessene. Mens f.eks. SAP og Salesforce har sine egne integrerte sosiale nettverk, henholdsvis Jam og Chatter.
Gode prosesser er helt avgjørende
Iveren etter å komme i gang kan ofte være stor, og kanskje har noen allerede ”bestemt seg” når det gjelder valg av løsning. Men det gjelder å skynde seg grundig. Ikke undervurder viktigheten av prosess eller modning. Vi sier det slik: Målet i et sosialt intranettprosjekt er å komme frem til en stabil og forankret løsning, som også er robust i forhold til større endringer i teknologi, organisasjon eller prosesser.
Husk målet!
Som du vil forstå: Mulighetene i forhold til utviklingen av et sosialt intranett, er større enn noensinne, og teknologiene er til stede. Men ikke glem hva du og din virksomhet ønsker å oppnå!