Videomøter brukes for tiden aktivt av virksomheter over hele landet. Undersøkelser viser også at erfaringene med hjemmekontor har gjort nordmenn sultne på fleksibel arbeidsplass post-korona tid. Vi har satt sammen en rekke tips for å utføre videomøtene litt smartere.
Påkrevd hjemmekontor kastet mange norske arbeidstakere ut i et nytt og ukjent terreng da norske kontorarbeidsplasser ble stengt ned, nemlig videomøter. De meste populære leverandørene av videoløsninger i Norge er Microsoft Teams, Zoom, Cisco og Google Meet. Behovet for å holde hjulene i gang under korona er den utløsende faktoren til at så mange arbeidsgivere har gitt en rask innføring i bruken av Microsoft Teams. Likevel vil alle disse møtene kunne oppleves som krevende og til dels utmattende. Derfor har vi noen gode tips til deg som vil gjøre møtene mer effektive og litt smartere.
Demp mikrofonen din når du ikke prater
For å unngå støy, spesielt i møter med mange deltakere, anbefaler vi at alle som ikke har ordet demper sin mikrofon. Dersom dere er færre enn 6 personer, så behøver man ikke å bruke denne funksjonen. For å dempe mikrofonen din, finner du frem til mikrofonikonet øverst til høyre i videomøtet.
Din mikron er dempet når ikonet ser slik ut.Da kan ingen høre deg. Husk å klikke på ikonet igjen for å oppheve dempingen når du vil si noe.
Gjør bakgrunnen din uskarp
Ved å gjøre bakgrunnen din i videomøter uskarp, fjerner du forstyrrende elementer i videoen din. Du vil selv synes klart og tydelig, men alt annet rundt deg blir uskarpt. Denne funksjonen er utmerket å bruke når du har hjemmekontor.
Før du går inn i møtet (se bilde venstre), klikk på dette lille ikonet som du finner til venstre for tannhjulet.
Nå får du opp en meny til høyre med ulike valgalternativer for bakgrunner. Velg uskarp bakgrunn.
Du kan også endre bakgrunn mens du er i et møte. Trykk da på de tre prikkene i den øverste raden i vinduet ditt for å få opp flere valg. Her får du opp valget «Bruk bakgrunnseffekter». Klikk på den.
Møteopptak – for de som ikke kunne bli med
I Microsoft Teams kan du ta opptak fra et møte for å fange opp lyd, video og delte dokumenter. Opptaket kan sendes ut til deltakere som ikke kunne delta på møtet eller sees på i etterkant dersom man har behov for en ny gjennomgang. Obs! Tavle og delte notater registreres ikke i møteopptakene.
Når du er i et møte kan du trykke på de tre prikkene i den øverste raden i vinduet ditt for å få opp flere valg. Her får du opp valget Start innspilling. Alle i møtet varsles om at innspillingen har begynt, men vi anbefaler at alle deltakerne får beskjed på forhånd om at møtet spilles inn.
For å stoppe innspillingen går du inn på samme måte: Trykk på de tre prikkene, og Stopp innspilling. Innspillingen blir lagret i skyen (Streams) og er tilgjengelig for alle deltakere. Tidlig i 2021 vil opptakene i stedet bli lagret i OneDrive og Sharepoint.
Ta notater underveis
Microsoft Teams har gjort det enkelt å skrive gode referater i et møte. I Notater kan dere samarbeide om å skrive referat til et møte, både underveis og etter møtet. Notatet deles enkelt i etterkant.
I et møte klikker du på de tre prikkene for å få opp valgalternativer. Klikk så på alternativet «møtenotater».
Når du har gjort det får du opp et vindu til høyre. Klikk så på «ta notater».
Da kommer du til kanalen for møtet i Microsoft teams:
Dersom du tar notater i et møte uavhengig av Team og Kanal, vil du komme til «chat» i venstremenyen når du klikker på «Ta notater». En gruppechat vil bli opprettet med navnet på møtet du er i. Der vil nå møtenotatet legge seg.
Ikke avbryt presentatøren – bruk chat!
En utrolig praktisk funksjonalitet i et Teams møte er chatten. I et videomøte kan det være vanskelig å komme til orde dersom du vil ha noe oppklart eller vil gi en beskjed til alle deltakerne uten å avbryte presentatøren. Vi anbefaler å benytte chatfunksjonen parallelt.
Klikk på chatikonet i toppmenyen i chat´en.
Det kommer opp en chat på høyreside av videomøtet. Her kan dere dele filer og skrive til hverandre (kun deltakere i møtet ser chatten).
Når møtet er avsluttet kan du finne igjen chatten i venstremenyen. Klikk på chatikonet og naviger deg frem til møtechatten. Navnet på chatten er lik møteinnkallelsen. Chat fra møter vil få et eget ikon.
Bruk tavlen aktivt
Tavlefunksjonen i Microsoft Teams er et interaktivt «board» som møtedeltakerne kan skissere på sammen. Denne funksjonaliteten er smart å benytte ved friere brainstorming eller workshops. Alle kan skrive hver sin gule lapp på tavlen - samtidig.
Når du er i et møte, kan du i toppbaren/menyen klikke på ikonet «del innhold»
Velg Tavle blant alternativene som kommer i bunnen av vinduet ditt.
God opplæring skaper verdier
Vi anbefaler bedrifter å investere i god opplæring av sine ansatte slik at alle får mer kunnskap om Teams utover den elementære opplæringen. God innføring i funksjonaliteter som eksisterer i Microsoft Teams vil føre til mer fornøyde ansatte og mer effektive møter.