Kanskje har du og virksomheten du jobber i nå rullet ut Microsoft Teams, og videomøtene går så det griner. Vår hypotese er imidlertid at mange virksomheter tar i bruk lite av funksjonaliteten i Teams utover videomøter. Samtidig ser vi en tendens i flere bedrifter til at Teams benyttes til å løse oppgaver hvor det finnes andre, langt bedre og mer egnede verktøy.
Microsoft Teams har ifølge Microsoft sine siste oppdateringer 75 millioner daglige brukere. Men allerede da tallet var 30 millioner brukere var det ifølge analyseselskapet SWOOP Analytics kun en femtedel som brukte Teams optimalt. Hver eneste dag er det ytterligere flere av de 250 millioner Microsoft 365-brukerne som starter med Microsoft Teams, så behovet for økt kunnskap om optimal bruk av Teams er trolig massivt.
En hub for alt?
Teams regnes av mange til å være den nye «huben» og startpunktet i en digital arbeidsplass. Når det gjelder samhandling er nok det riktig, men når det gjelder internkommunikasjon, engasjement og kunnskapsdeling har Teams fortsatt konkurranse fra intranett og sosiale nettverk eller fra moderne HR- eller læringsportaler.
Brukergrensesnittet i Teams inneholder et arbeidsområde, eller et lerret (på engelsk canvas) hvor både dialog, informasjonsdeling og arbeidsoppgaver kan utføres. I tillegg kan Teams på en enkel måte støtte integrasjoner med andre verktøy. Begge deler gjør det fristende å gjøre Teams til et samlingspunkt for stadig flere oppgaver. Men hvor smart er det egentlig, i et brukergrensesnitt som ikke er spesielt oversiktlig og primært lagt til rette for samhandling i mindre team?
Optimalisering av Teams
Forstå oss rett. Vi anser Teams som en svært kraftig plattform. Men her, som ellers er det viktig å tenke gjennom What To Use When og Where. Vi har i denne bloggposten samlet noen tips til mer effektiv bruk av Microsoft Teams og miljøet rundt Teams, utover videokonferanser, som jo på mange måter er en videreføring av Skype for Business.
Tipsene befinner seg innenfor en av følgende kategorier:
Hvordan ta i bruk annen viktig Teams-funksjonalitet utover video?
Hvordan ta i bruk andre apper i Microsoft 365-suiten, i samspill med Teams?
Hvordan ta i bruk 3. partsverktøy utenfor Microsoft-verden, men integrert med Microsoft 365? Noen ganger kan dette være såkalte «best of breeds»-programmer, dvs. løsninger som vurderes til å være bedre enn Microsoft sine apper, mens i andre tilfeller kan det være 3. partsverktøy som Microsoft ikke har maken til.
1
Teams og kanaler: For å bruke Teams effektivt, utover videomøter, er det viktig å forstå hvordan plattformen er bygget opp med Teams og kanaler for avdelinger, prosjekter eller tema. Start forsiktig med få teams og kanaler, og evaluer behovene for nye teams og kanaler underveis, er vårt råd.
2
Konversasjon og chat: Hvordan kan du starte en diskusjonstråd på riktig sted i Teams? Og hvordan kan du svare på en kommentar fremfor å starte en ny diskusjon? Dette er spørsmål som de fleste Teams-brukere har lurt på. Her jobber Microsoft med å stadig forbedre brukeropplevelsen, nå sist med en egen merking av nye diskusjonstråder.
3
Filer: Alle Teams får automatisk tilknyttet en SharePoint Teamsites. Men særlig hvis virksomheten migrerer fra et eksisterende SharePoint-miljø er det viktig å sørge for god struktur i de underliggende Teamsitene. Det mange ikke er klar over, er at du også kan bytte til eller inkludere filblioteker fra Box, Dropbox eller andre dokumentplattformer inn i et Microsoft Team.
4
Oppgaver: Microsoft har et høyt tempo i utrulling av funksjoner for produktivitet, oppgaver og prosjekter. I noen tilfeller gjøres dette ved å skille funksjonalitet ut fra SharePoint og gjøre de til egne apper, slik som den nye Liste-appen. Fordelen ved en slik fremgangsmåte er at en app som Lister da kan kobles direkte med Teams i stedet for via SharePoint. I andre tilfeller utvikler Microsoft nye verktøy som har god integrasjon med Teams, slik som Tasks, Planner, Power Apps etc. Men også her er det fullt mulig å velge tredjeparts verktøy. Eksempelvis har det populære men enkle taskverktøyet Todoist nylig fått integrasjon med Teams.
5
Streams: Vi har hørt mange snakke om allmøter eller «Townhalls» i Teams, slik at Teams kan bli opplevd som et verktøy for internkommunikasjon. Dette er faktisk det eneste området hvor Teams etter vår oppfatning fungerer som en plattform for kommunikasjon fra «få til de mange», men dette skyldes at Microsoft har gjort det mulig å arrangere Live Meetings i Teams for opp til 10.000 brukere. Men det mange ikke er klar over er at den underliggende videoplattformen heter Streams, og er tilgjengelig både som en egen applikasjon på weben og via mobil, i tillegg til at brukeren da får tilgang til mange flere videoer og videokanaler. Det er også mulig å direktesende Streams-videoer ikke bare i Teams, men også via Yammer og som en innebygget videospiller i et intranett.
6
Intranett: Teams er spesielt velegnet for samhandling og diskusjoner i grupper på 10-15 mennesker. Men når en virksomhet skal legge til rette for god internkommunikasjon og kulturbygging, så er ikke Teams verktøyet. Da bør man enten ta i bruk SharePoint Online sin funksjon for Content Management (CMS), eller velge en uavhengig intranettplattform som snakker godt med Microsoft 365 og Teams.
7
Social: Teams er velegnet til “den lille samtalen”, som skjer i mindre oversiktlige team. Men hvis du ønsker å legge til rette for toveis kommunikasjon og kunnskapsdeling på tvers av avdelinger, team og lokasjoner, bør du velge en annen plattform. Her er det etter vår oppfatning tre alternativer, enten sosial funksjonalitet innebygget i et uavhengig intranett, Yammer (som følger med Microsoft 365-lisensen) eller Workplace by Facebook. Ja det er fullt mulig å få Workplace til å fungere godt sammen med Teams i et felles miljø, så lenge man har klare og tydelige kjøreregler for What To Use When and Where. Her har eksempelvis Workplace sin styrke på kulturbygging, mens Teams har sin styrke på samhandling.
8
Kommunikasjonsapp: Hvis du har mange førstelinjearbeidere i din organisasjon bør du også vurdere om en kommunikasjonsapp kan være noe du bør investere i. En kommunikasjonsapp har som regel støtte både for enveis og toveis kommunikasjon, har integrasjoner med produktivitetsverktøy som førstelinjearbeidere har bruk for og er spesielt tilrettelagt for mobilitet. Microsoft Teams vil i mange tilfeller bli opplevd som for kompleks for denne målgruppen.
9
Analyse: Hvordan fungerer egentlig Microsoft Teams i din virksomhet? Det får du som regel ikke svare på via standardstatistikken som følger med via Microsoft 365. Hvis du vil vite mer om hvor engasjerte brukerne er, hvor aktive hvert enkelt team er, og hvordan dette varierer rundt omkring i en virksomhet, så kan det være verdt å vurdere et sosialt nettverksanalyse-verktøy som SWOOP. Med innsikt fra SWOOP kan du også analysere hvordan nettverket fungerer i forhold til målsettinger som produktivitet, innovasjon etc.
10
Integrasjoner: Teams har nå støtte for integrasjon med flere hundre 3. partsverktøy. Her er det trolig fornuftig å skille mellom behovene til vanlige ansatte og superbrukere av et 3. partsverktøy. Brukere som jobber løpende med support, eksempelvis med bruk av ServiceNow, vil som regel ha behov for å jobbe flere timer per dag i ServiceNow. For disse vil kanskje en integrasjon med Teams ha mindre verdi. Mens for vanlige ansatte, ledere og andre kan det oppleves som en avlastning å få melding om hvordan supportsaken ligger an i Teams. Motsatt bør man være forsiktig med å integrere tunge fagsystemer inn i teams eller kanaler som er ment for rask og fleksibel interaksjon.
11
Søk: Hvis du søker i Teams, så finner du det som er delt i Teams og ikke noe mer. Hvis din digitale arbeidsplass består av flere kunnskapskilder, som eksempelvis Intranett, Wikier, HR-portaler etc. bør du investere i en overordnet og helhetlig søkeløsning som støtter søk på tvers av interne systemer.
Teams audit?
Hvis du ønsker å kartlegge mulighetene for optimalisering av Microsoft Teams ytterligere, så kan du sjekke ut Digital Workplace Audit, som vi nylig har lansert. Dette er en analyse av den digitale arbeidsplassen i en virksomhet, som kan gjennomføres virtuelt og i løpet av noen få uker.