Våre

 Rapporter 

  • Morten Myrstad

«Ja, vi har rullet ut Teams – men hva nå?»



Kanskje har du og virksomheten du jobber i nå rullet ut Microsoft Teams, og videomøtene går så det griner. Vår hypotese er imidlertid at mange virksomheter tar i bruk lite av funksjonaliteten i Teams utover videomøter. Samtidig ser vi en tendens i flere bedrifter til at Teams benyttes til å løse oppgaver hvor det finnes andre, langt bedre og mer egnede verktøy.

Microsoft Teams har ifølge Microsoft sine siste oppdateringer 75 millioner daglige brukere. Men allerede da tallet var 30 millioner brukere var det ifølge analyseselskapet SWOOP Analytics kun en femtedel som brukte Teams optimalt. Hver eneste dag er det ytterligere flere av de 250 millioner Microsoft 365-brukerne som starter med Microsoft Teams, så behovet for økt kunnskap om optimal bruk av Teams er trolig massivt.

En hub for alt?

Teams regnes av mange til å være den nye «huben» og startpunktet i en digital arbeidsplass. Når det gjelder samhandling er nok det riktig, men når det gjelder internkommunikasjon, engasjement og kunnskapsdeling har Teams fortsatt konkurranse fra intranett og sosiale nettverk eller fra moderne HR- eller læringsportaler.

Brukergrensesnittet i Teams inneholder et arbeidsområde, eller et lerret (på engelsk canvas) hvor både dialog, informasjonsdeling og arbeidsoppgaver kan utføres. I tillegg kan Teams på en enkel måte støtte integrasjoner med andre verktøy. Begge deler gjør det fristende å gjøre Teams til et samlingspunkt for stadig flere oppgaver. Men hvor smart er det egentlig, i et brukergrensesnitt som ikke er spesielt oversiktlig og primært lagt til rette for samhandling i mindre team?


Optimalisering av Teams

Forstå oss rett. Vi anser Teams som en svært kraftig plattform. Men her, som ellers er det viktig å tenke gjennom What To Use When og Where. Vi har i denne bloggposten samlet noen tips til mer effektiv bruk av Microsoft Teams og miljøet rundt Teams, utover videokonferanser, som jo på mange måter er en videreføring av Skype for Business. 

Tipsene befinner seg innenfor en av følgende kategorier:

  • Hvordan ta i bruk annen viktig Teams-funksjonalitet utover video?

  • Hvordan ta i bruk andre apper i Microsoft 365-suiten, i samspill med Teams?

  • Hvordan ta i bruk 3. partsverktøy utenfor Microsoft-verden, men integrert med Microsoft 365? Noen ganger kan dette være såkalte «best of breeds»-programmer, dvs. løsninger som vurderes til å være bedre enn Microsoft sine apper, mens i andre tilfeller kan det være 3. partsverktøy som Microsoft ikke har maken til.

1

Teams og kanaler: For å bruke Teams effektivt, utover videomøter, er det viktig å forstå hvordan plattformen er bygget opp med Teams og kanaler for avdelinger, prosjekter eller tema. Start forsiktig med få teams og kanaler, og evaluer behovene for nye teams og kanaler underveis, er vårt råd.

2

Konversasjon og chat: Hvordan kan du starte en diskusjonstråd på riktig sted i Teams? Og hvordan kan du svare på en kommentar fremfor å starte en ny diskusjon? Dette er spørsmål som de fleste Teams-brukere har lurt på. Her jobber Microsoft med å stadig forbedre brukeropplevelsen, nå sist med en egen merking av nye diskusjonstråder.

3

Filer: Alle Teams får automatisk tilknyttet en SharePoint Teamsites. Men særlig hvis virksomheten migrerer fra et eksisterende SharePoint-miljø er det viktig å sørge for god struktur i de underliggende Teamsitene. Det mange ikke er klar over, er at du også kan bytte til eller inkludere filblioteker fra Box, Dropbox eller andre dokumentplattformer inn i et Microsoft Team.