Mange norske virksomheter har de siste årene tatt i bruk Workplace fra Facebook, men strategien bak og måten Workplace er tatt i bruk på, varierer betydelig. Dermed varierer også nytteverdien som virksomhetene får fra Workplace. Hvordan bruker du Workplace? Til samhandling? Som sosialt nettverk? Som et intranett?
Vi har identifisert tre ulike hovedstrategier bak bruken av Workplace from Facebook i virksomhetene: 1. Workplace er håndtert som en «stand alone» applikasjon, som et sosialt nettverk uten særlig forbindelser til øvrige digitale jobbverktøy. 2. Workplace spiller sammen med andre plattformer i den digitale arbeidsplassen, både i form av tydelige kjøreregler for bruk og nyttige integrasjoner. 3. Workplace har erstattet øvrige applikasjoner som tidligere ble brukt til internkommunikasjon, som f.eks. et tradisjonelt intranett. I denne bloggposten går vi gjennom noen av fordelene og ulempene ved de ulike strategiene.
Workplace som Stand Alone app
Virksomheter som håndterer Workplace fra Facebook som en stand alone applikasjon begrunner svært ofte sin strategi i sikkerhet. Vi ser derfor denne strategien anvendt i bransjer som bl.a. finans, telekom og energi. I disse bransjene er sikkerhetskravene høye – ikke bare fra virksomheten selv, men også fra myndighetenes side. Likevel ønsker disse virksomhetene en plattform for toveis kommunikasjon, hvor ansatte både kan lage poster, kommentere, diskutere i grupper, like og dele, men også Top-Down internkommunikasjon hvor toppledere kan kommunisere viktige budskap via Live video og interne events som almannamøter.
Utfordringer ved Stand Alone app-strategi
For å kunne håndtere Workplace som en Stand Alone app må virksomheten samtidig unngå risikofylte integrasjoner og også klart formidle til ansatte hva Workplace kan brukes til – og kanskje vel så viktig: hva Workplace ikke skal brukes til. Dette krever løpende overvåking både fra IT og community managers. En Stand Alone app-strategi risikerer også kontinuerlig å bli utfordret av andre nye plattformer på jobben, eksempelvis samhandlngsplattformer som Microsoft Teams, Slack og Google Workspace eller moderne HR- og læringsverktøy som satser hardt på å bygge engasjement gjennom funksjoner for kunnskapsdeling, feedback, praise etc.
Alternativer til Workplace som Stand Alone app
Da Workplace ble lansert fylte de et stort hull i markedet. Tidlige sosiale nettverk som Jive hadde mistet tempo, Yammer hadde ikke definert sin nye identitet etter å ha blitt kjøpt opp av Microsoft, og de sosiale funksjonene som f.eks. SharePoint tilbød, var særdeles lite sosiale. I dag finnes det imidlertid mange alternativer. Det har vokst frem en flora av kommunikasjonsapper, som har innebygget sosial funksjonalitet, Yammer er redesignet og revitalisert og moderne skybaserte intranett tilbyr sosial funksjonalitet integrert i sine plattformer. Et spørsmål til virksomheter som følger en Workplace Stand Alone-strategi er derfor: Hvis det er så viktig å holde Workplace adskilt fra andre verktøy av sikkerhetsgrunner, kanskje det er på tide å finne andre alternativer?
Workplace sin Enterprise reise
Det er ingen tvil om at Facebook sin ambisjon med Workplace var å utkonkurrere ikke bare stive tradisjonelle intranett, men også å bli den dominerende huben i den digitale arbeidsplassen. Vinnerkortet var at Workplace på grunn av sin likhet med Facebook var så enkel å ta i bruk at ansatte ville omfavne plattformen. I stor grad har dette også skjedd hva gjelder nøkkeltall som adapsjon og engasjement. Men etter hvert forstod Facebook også at Enterprise-applikasjoner krever noe helt annet enn en konsumentapp, ikke minst i form av krav til sikkerhet, integrasjoner, governance, support etc. Det er derfor trolig en fordel at hele utviklingsteamet til Workplace er lokalisert i London, og dermed kan lytte til marked, kunder og konkurrenter mer fristilt fra det mer forbrukerorienterte miljøet i Silicon Valley.
Workplace i samspill med andre verktøy
Workplace har de siste årene fulgt en tredelt strategi for å bli mer konkurransedyktig i forhold til bedriftsmarkedet:
1. Å stadig tilby økt funksjonalitet som ønskes, kreves og forventes i en enterprise verden, men som ikke finnes i Facebook som konsumentapp.
2. Å legge til rette for gode integrasjoner med andre verktøy som den ansatte trenger å bruke på arbeidsplassen
3. Å akseptere at de ikke er alene, og at de derfor legger vekt på hvordan Workplace kan spille godt sammen med andre eller at det finnes områder hvor det er vel så lurt å bruke andre verktøy enn Workplace.
Muligheter og utfordringer ved en samspillsstrategi
For å lykke med en samspillstrategi kreves det en gjennomtenkt integrasjonsstrategi. Workplace har vist seg dyktig på dette og har nå støtte for integrasjon med mange hundre tredjepartsapplikasjoner. Her kan eks Workplace legge til rette for integrasjon med fildelingsplattformer som OneDrive og SharePoint, Box, Dropbox etc. Dette gir selvsagt god mening, ettersom Workplace ikke selv har noen fildelingsplattform. Men hva når funksjonene begynner å bli like? Skal virksomheten f.eks. satse på videomøter gjennom Workplace Live eller like gjerne via Zoom eller Cisco Webex? Og hva med chat og diskusjon, skal det skje via Workplace eller via samhandlingsplattformer som Microsoft Teams eller Slack?
Better together?
I en samspillstrategi er det derfor helt nødvendig for IT og community managers å gi god veiledning på What To Use When and Where. Workplace og Microsoft Teams kan derfor spille godt sammen dersom man som en del av adapsjonsarbeidet tydeliggjør at Workplace er til for internkommunikasjon og kulturbygging på tvers av virksomheten, mens Teams er til for samhandling i mindre team. Tilsvarende er en integrasjon og arbeidsdeling mellom Workplace og Google Workspace også en samspillsmodell som kan fungere godt. Vi ser også gode eksempler på hvor Workplace integreres i moderne, skybaserte intranett, slik at den ansatte selv kan velge hvor og når vedkommende vil oppsøke og delta i sosiale diskusjoner. I slike moderne intranettplattformer vil innebyggede Workplace-grupper- og diskusjonstråder kunne vurderes som et alternativ til Yammer eller til intranettplattformens egne, innebyggede sosiale funksjoner.
Hub og startpunkt på jobben
Den tredje strategien vi har sett er hvor Workplace ikke bare blir et sosialt nettverk, eller plattform for internkommunikasjon og kulturbygging, men også blir huben eller startpunktet i den ansattes digitale hverdag. Dette er en særlig velegnet strategi i virksomheter med mange førstelinjearbeidere, som gjerne bruker mobil og som i mindre grad trenger tilgang til mer PC-krevende applikasjoner som dokumentbiblioteker, ERP-, CRM-systemer etc. Førstelinjearbeidere trenger likevel tilgang til elementer i disse systemene og med gode Workplace-integrasjoner vil de få det.
For å styrke Workplace sin posisjon i disse scenariene satser Facebook både på integrasjoner og lansering av ny funksjonalitet. Hvis den ansatte f.eks. kan få åpnet og løst en supportsak gjennom en integrasjon mellom Workplace og ServiceNow, inne i Workplace-appen og uten å måtte oppsøke ServiceNow, ja så har man lagt grunnlaget for en bedre brukeropplevelse.
Workplace med statisk informasjon
Den største innvendingen mot Workplace har vært at det kan være vanskelig å finne og gjenfinne viktig informasjon. I et mylder av grupper, diskusjonstråder, algoritmer, likes og mentions kan det være lett for den ansatte å miste oversikt og kontroll. Da Workplace i april i 2020 lanserte Knowledge Library, var det dermed ikke bare et svar på denne utfordringen. Men også en inntreden i en verden som tradisjonelt har vært forbundet med intranett, nemlig statisk informasjon. Med kunnskapsbibliotek kan f.eks. en virksomhet publisere ulike typer statisk innhold, som personalhåndbok, policies, visjon og verdier, krise- og beredskapsrutiner, og de lar seg samtidig lett finne og dele i Workplace. På mange måter gjør introduksjonen av Knowledge Library at Workplace kan ta steget fra å være et sosialt intranett til å blir et mer komplett intranett.
Robust strategi men også økende konkurranse
Vi anser både «samspillsstrategien» og «Workplace-hub»-strategien som bærekraftige strategier for utviklingen av en digital og sosial arbeidsplass. Samspillsstrategien er kanskje best egnet i en virksomhet med mange kontorarbeidere, mens hub-strategien er godt egnet i miljøer med mange førstelinjearbeidere.
Det man likevel bør være klar over er at konkurrentene til Workplace på ingen måte står stille. Vi ser på mange måter et landskap hvor alle typer aktører nå beveger seg inn mot et konsept med en moderne digital hub i midten av et større digitalt økosystem. Dette vil være en plattform som fungerer både via nettleser og mobil, som er personalisert og tilpasset både kontoransatte og førstelinjearbeidere og som støtter flere prosesser og brukerreiser, inkludert HR og læring. Dette skjer dels ved at Workplace går fra å være en smal til å bli en bred plattform. Det skjer også i Microsoft sitt økosystem gjennom stadig bedre integrasjoner mellom Microsoft SharePoint, Teams og Yammer. Et tredje utviklingstrekk er at moderne skybaserte intranett som Unily og LumApps nå satser hardt på økt mobil funksjonalitet. Endelig skjer det gjennom fremveksten av intranett apper, som ikke lenger bare satser på mobile apper, men også på bedre brukeropplevelser via PC.
For kundene er resultatet av denne økte konkurransen svært positiv – nemlig økte valgmuligheter!