De siste 5-6 årene har begrepet digital arbeidsplass i økende grad blitt tatt i bruk for å definere hvilke krav som bør stilles til våre digitale omgivelser og verktøy på jobben. For noen er digital arbeidsplass synonymt med et intranett, mens andre vil hevde at en digital arbeidsplass er mye mer enn et intranett.
I denne bloggposten deler vi vår oppfatning og definisjon av digital arbeidsplass, og ser også begrepet i sammenheng med intranett, andre applikasjoner på jobben og medarbeideropplevelse (employee experience).
Et digitalt økosystem på jobben
Like lenge som det har fantes digitale webløsninger har det vært en trang til å pakke all funksjonalitet inn i én løsning, gjerne omtalt som en portal. Vi tror ikke dette lar seg gjøre, dels fordi virksomheter er forskjellige med ulike produkter, tjenester og prosesser, dels fordi vi som ansatte er forskjellige og har ulike arbeidsoppgaver og ansvar, og dels fordi også vi som enkeltpersoner har ulike behov og prioriteringer i løpet av en arbeidsdag eller arbeidsuke.
En portal kan for noen virksomheter være et sentralt navigasjonspunkt i en digital arbeidsplass, men ansatte vil også kunne ha behov for andre innganger, som er bedre egnet for hvordan den ansatte har tenkt å gjennomføre sin arbeidsdag eller arbeidsuke der og da. Kanskje er det en hub for samhandling, kanskje er det en mobil app eller kanskje er det en chatløsning. Eller kanskje er det et fagsystem som har god integrasjon med systemene for kommunikasjon og samhandling. Vi tror derfor det er mer hensiktsmessig å snakke om et digitalt økosystem på jobben enn om «portaler».
Hvilke byggeklosser finnes?
Hvilke byggeklosser er så viktige i en digital arbeidsplass? Vi søker å se dette fra arbeidstakerens ståsted: hva slags endepunkter er det de forholder seg til, oppsøker, konsumerer og interagerer med?
I de fleste arbeidsplasser tror vi det handler om fem: informasjon, sosialt engasjement, produktivitet, samhandling og mobil kommunikasjon.
Fem endepunkter i digital arbeidsplass
Dette legger vi i de fem endepunktene i en digital arbeidsplass:
Content publishing: Dette er websider som kan inneholde nyheter eller annen informasjon som ansatte trenger i sin hverdag. COVID-19 viser at behovet for top-down men åpen og verifiserbar informasjon er større enn noensinne. En løsning kan da være et moderne intranett. Parallelt ser vi at fortellerformatene i et intranett er under fornyelse, og både kan inneholde video, podcaster, interaktive presentasjoner etc.
Enterprise Social: For mer enn 10 år siden kom de første «Facebook på jobben»-løsningene i form av sosiale nettverk eller sosiale intranett. I dag finnes det to større rendyrkede løsninger, Workplace from Facebook og Yammer. Men sosial funksjonalitet, som diskusjonstråden, grupper, deling, likes og kommentarer, er i dag innebygget i alle moderne plattformer for intranett. Og de er viktige – for toveis kommunikasjon og kulturbygging.
Productivity Tools: Siden PCen ble oppfunnet har vi brukt skrivebordet på PC-en til å utføre digitale oppgaver, enten vi snakker om tekst, regneark, presentasjoner eller andre produktivitetsverktøy. I dag er disse tilgjengelige både via nettleser og mobil, og bundlet sammen i suiter, som Microsoft 365, Google Workspace etc. Parallelt har suitene lansert ytterligere funksjoner for produktivitet, som tasks, notatblokker, wikier etc. For noen ansatte vil arbeidshverdagen nesten i sin helhet bli brukt i slike verktøy, mens andre arbeidstakere i større grad vil være mottakere av det deres kolleger produserer, f.eks. i form av et PDF-dokument.
Team Collaboration: De siste 5-6 årene har chat og diskusjonstråder blitt tatt i bruk på nye måter gjennom verktøy som Slack, Zoom og Microsoft Teams. Her er ikke poenget å skape sosialt engasjement på tvers av bedriften, men å jobbe effektivt og sømløst i team, ikke bare via en felles aktivitetsfeed men også via lett tilgjengelige videomøter, filsamarbeid og chat.
Communication Apps: Jo mer virksomhetene erkjenner at deres førstelinjearbeidere ikke har fått de verktøyene de fortjener, jo mer aktuelt er det å tilby en mobil intranett app, eller kommunikasjonsapp. Her er poenget først og fremst å holde seg oppdatert, samtidig som man har tilgang til lett samhandling i form av chat og godkjenning av tildelte arbeidsoppgaver. En kommunikasjonsapp vil dermed for mange kunne fungere som et «intranett i lommen».
Integrert digital arbeidsplass
Bildet vi har beskrevet ovenfor er selvsagt ikke stabilt. Ikke minst fordi skyen nå gjør det mulig å se aktiviteter, arbeidsoppgaver og tilhørende applikasjoner i sammenheng. Og på mottakersiden, hos den ansatte, stilles det økende krav om at løsningene må henge sammen og være lett tilgjengelige. Akkurat nå ser vi fem funksjonsområder som mer og mer blir integrert i det som tradisjonelt har vært definert som et intranett.
Fem funksjonsområder som bør integreres
Workflow Coordination: Skyteknologi gjør det mulig å automatisere og effektivisere arbeidsstrømmer på tvers av en virksomhet. Dette er drevet både av nye verktøy inne i suitene (eksempelvis PowerApps i Microsoft 365), men også av brukervennlige taskverktøy som Monday.com, Trello og Asana og av lowcode-plattformer som ServiceNow. Også moderne intranett tilbyr nå workflow-verktøy. Et krav som stadig flere ansatte stiller, er at det skal være mulig å delta i en arbeidsstrøm eksempelvis i Slack eller Teams, uten å måtte oppsøke det bakenforliggende systemet.
HR Services: For nyansatte er det viktig å bli kjent med sin nye arbeidsgiver på en rask og effektiv måte gjennom brukervennlige onboardingverktøy. Og enten man er nyansatt eller har vært ansatt lenge, er det viktig å kunne få utført nødvendige HR-tjenester som kurs, permisjoner og supportbehov effektivt gjennom endepunkter som den ansatte velger selv, enten det er et intranett, en samhandlingsløsning eller en chat.
Workforce Management: For førstelinjearbeidere er det viktig å få en effektiv oversikt over vakter, timer og ferieplanlegging i et mobilt tilgjengelig verktøy. De fleste intranett apper har derfor innebygget funksjonalitet for vaktplanlegging og timeregistrering.
Learning: Mens opplæring før COVID-19 i mange tilfeller skjedde ved å sende ansatte vekk på kurs, skjer læring og trening i dag i større grad underveis i arbeidsdagen, enten det skjer i et kontormiljø, fra et hjemmekontor, ute i et produksjons- eller logistikkmiljø eller i en butikk. Mikrolæringskurs gjøres da tilgjengelig via mobil, mens selvbetjent læringsinnhold gjøres tilgjengelig via intranett, Teams, Slack eller ved at den ansatte enkelt og fleksibelt kan oppsøke læringsinnholdet i en dedikert læringsplattform.
Feedback: Tradisjonelle medarbeiderundersøkelser, gjennomført hvert eller annet hvert år, er på mange måter i ferd med å bli historie. I stedet har vi fått løsninger som skal bidra til økt engasjement gjennom rask og enkel tilbakemelding fra ansatte eller grupper av ansatte. Dette gjør det mulig for ledelse og fagmiljøer å gjøre nødvendige justeringer og tilpasninger umiddelbart. Pulse-målinger kan i dag både sendes direkte til ansatte via mail og via andre apper i den digitale arbeidsplassen.
Intranett og digital arbeidsplass?
Alle disse ulike bruksområdene som ansatte har bruk for i sin arbeidshverdag blir nå mer og mer integrert og sydd sammen i et digitalt økosystem, i en digital arbeidsplass. Hva er så rollen til et moderne intranett, et sosialt intranett som Workplace og Yammer eller en mobil intranett app? Det kan være å være et navigasjonspunkt, for en nyansatt eller for en ansatt som starter en ny arbeidsuke. Det kan være et sted å søke og finne viktig informasjon, uavhengig av hvor i den digitale arbeidsplassen informasjonen bor. Og det kan være en sentral byggekloss i å bygge engasjement og kultur i selskapet.
Men det vil neppe lenger være mulig å monopolisere intranettet som det eneste endepunktet for ansatte. Intranettet vil fremover fortsatt stå sentralt i den digitale arbeidsplassen, men er ikke synonymt med en digital arbeidsplass. Tilsvarende vil en digital arbeidsplass ikke være det eneste som kan skape en god medarbeideropplevelse. Employee Experience eller medarbeideropplevelse vil fremover absolutt være avhengig av at de ansatte har gode digitale verktøy, men samspillet med de ansattes fysiske omgivelser og virksomhetens kultur er like viktig.
Mange norske virksomheter har de siste månedene tatt i bruk verktøy for videokonferanser. Men er det nok til å kunne kalle seg en digital arbeidsplass? Dette diskuterer Morten Myrstad og Ingfrid Landsnes i Digital Arbeidsplass Live.