Sosiale intranett og plattformer for samhandling som Workplace from Facebook, Yammer og Teams har inntatt mange arbeidsplasser. Vi kan nå dele, like og kommentere poster også på arbeidsplassen. Men har du fått de store gevinstene som var et mål da løsningene ble innført?
Sosiale intranett og samhandlingsverktøy bidrar til å øke engasjementet blant de ansatte og til å skape en delingskultur på arbeidsplassen. Men hvordan vet du som leder eller community manager at det fungerer, og skaper verdier, inkludert forretningsmessig verdi? For å kunne gi et fornuftig svar på dette spørsmålet trenger du gode analyseverktøy.
Teams, Workplace og Yammer
Det ledende analyseselskapet SWOOP Analytics har som sin forretningsmodell å analysere sosiale intranett og samhandlingsplattformer for å forstå driverne i en moderne digital arbeidsplass. Verktøy som SWOOP støtter i dag er Microsoft Teams, Workplace from Facebook og Yammer. Ved å hente data fra virksomhetens sosiale plattformer og kombinere disse dataene med egne undersøkelser hos et stort og variert utvalg av bedrifter, vil kundene kunne måle tempen på sitt sosiale nettverk. Den store fordelen ved å bruke verktøy som SWOOP, er at de kjenner til hvilke faktorer som er avgjørende for at bedrifter skal kunne utnytte potensialet som finnes i disse verktøyene.
SWOOP Analytics
SWOOP Analytics er en trygg og sikker skybasert plattform som kobler seg på kundens sosiale nettverk og samhandlingsplattform for å gi dyp innsikt i samhandling innenfor organisasjonen. SWOOP sin forretningside er å tilby avanserte målinger på aktiviteten i et sosialt nettverk og gir dermed innsikt i hva som fungerer og hva som ikke fungerer så bra. Innsikten kan organisasjoner anvende for å forstå hvilke endringer som må gjennomføres for å forbedre samhandlingen internt. Definerte administrasjonsroller får en unik innsikt i organisasjonens aktiviteter og relasjoner, men også alle ansatte kan få tilgang til et personalisert skrivebord med personaliserte målinger på hvordan man samhandler med andre.
Unik innsikt
Med innsikten fra SWOOP Analytics er virksomheter i stand til å forbedre den sosiale og digitale arbeidsplassen for sine ansatte. SWOOP med sine 30 unike indikatorer på samhandling og engasjement på tvers av organisasjonen kan gi community managers, ledere og andre interessenter i en organisasjon informasjonen de behøver for å sikre god kommunikasjon og samhandling. Dataene som SWOOP Analytics presenterer er «real- time» og kundene kan sammenligne egne data med benchmark-rapporter som SWOOP gjennomfører og deler.
Eksempler på innsikt du kan oppnå, er engasjementnivået i nettverket ditt. Hvor ofte ansatte responderer på et innlegg, graden av to-veis kommunikasjon og hvor mange som deltar i en diskusjon er eksempler på informasjon man kan hente og analysere. Men kundene får ikke kun tilgang til data; de kan også benchmarke seg mot hva som er bra og ikke.
Personas
SWOOP har også kartlagt 5 ulike typer Personas, tre som din organisasjon vil ønske mer av og to som du nok gjerne vil unngå.
En «Enganger» er en person som poster, liker og kommenterer. «Enganger» er drivkraften i nettverket ditt. Jo flere du har av denne personlighetstypen i din organisasjon, desto bedre og jo mer effektive team har du. «Catalyst» deler mye innhold som leder til mange likes og kommentarer; denne personasen bringer mye energi til nettverket ditt. «Responder» kommenterer og reagerer på innlegg, men er sjeldent den som starter samtaler i det sosiale nettverket.
De personlighetstypene du helst vil unngå, er «Broadcaster» og «Observer». Førstnevnte er opptatt av å bli lyttet til, men engasjerer seg lite i andre samtaler som finner sted og bidrar dermed lite til å skape en positiv kultur i nettverket. Også en «Observer» bidrar lite til å skape verdi i et sosialt nettverk. De har lite eller ingen deltagelse i form av innlegg, likes eller kommentarer.
Gruppetyper I sine analyser opererer SWOOP med fem forskjellige gruppetyper:
Self-directed Team
Single Leader Team
Community of Practise
Forum
Disconnected Team
Grupper av typen Self-directed har ofte ikke flere enn 10 medlemmer og alle har en felles visjon. Alle deler og alle lytter til hverandre. Self-directed er svært positive tilskudd i forhold til en organisasjon.
Single Leader kjennetegnes ved at gruppen har én dominerende leder eller medlem. Disse vil typisk være litt større grupper enn Self-directed grupper og finner vi ofte som en avdelingsstruktur i den hierarkiske organisasjonen. Dette kan være velfungerende arbeidsgrupper dersom den dominerende part ikke utøver for stor kontroll.
Community of Practice er en gruppetype som er godt utbredt i sosiale nettverk slik som Yammer og Workplace by Facebook. Dette er grupper hvor medlemmene deler en felles interesse og er som regel uavhengig av en formell organisasjonsstruktur. Medlemmene er nysgjerrige og stiller spørsmål regelmessig. Mange deler meningene sine og det er høy aktivitet i denne gruppetypen. Det bør være minimum 100 deltagere i en slik gruppe, men helst ikke særlig flere enn 200 deltakere.
Forum er grupper som er gode for ledelsen å ta i bruk. Det er her man typisk vil sette i gang spørsmål og svarrunder, dele policies osv. Gruppene bør også inneholde engasjerende innlegg slik som å ønske nyansatte velkommen. Gruppen kjennetegnes ved to-veis kommunikasjon og diskusjoner. Slike grupper har ingen begrensning i antall anbefalte medlemmer.
Både Community of practice og Forum er grupper som bidrar positivt til miljø og kultur i virksomheten – men ikke gjennom en samhandlingsplattform som Microsoft Teams. Slike grupper egner seg i større grad i Workplace by Facebook og Yammer.
Disconnected teams bør virksomheten ta en aktiv stilling til: Enten bør man jobbe for å få opp aktivitetsnivået i gruppen eller så bør gruppen legges ned. Dette er grupper man ikke vil ønske å ha i sitt nettverk.
Nedenfor ser man et bilde av de ulike gruppetypene. Gallery representere antall gruppemedlemmer. Der ser man eksempelvis at med mange gruppemedlemmer så egner Forum seg. Den vertikale aksen Nature of the «core» handler om hvor mange naturlig aktive medlemmer det er i gruppen.
Samhandling og produktivitet
I dag har de fleste organisasjoner enten gitt tilgang til eller for alvor tatt i bruk plattformer som Microsoft Teams, Yammer eller Workplace by Facebook. Målet er tilrettelegge for god samhandling og sikre at alle ansatte får informasjon som er nødvendig for å utføre jobben sin. Men det bør være minst like viktig å innhente kunnskap om hvor vellykket adapsjonen og bruken av plattformene er. I «den nye normalen» vil en større andel av befolkningen også jobbe hjemmefra eller «hvor som helst i fra». Da gjelder det å legge til rette for at ansatte kan jobbe mest mulig effektiv, noe som i en smart organisasjon ikke kun handler om personlig produktivitet, men også om hvordan team og communities fungerer sammen.
Digital Workplace Audit
I denne bloggposten kan du lese om vårt samarbeid med SWOOP Analytics. Sosial nettverksanalyse er en del av metodene og innsikten i Digital Workplace Audit, som vi nylig har lansert. Dette er en kartlegging av den digitale arbeidsplassen i en virksomhet, som kan gjennomføres virtuelt og i løpet av noen få uker.