Våre

 Rapporter 

  • Morten Myrstad

En guide til nytt intranett i det offentlige


I en offentlig innkjøpsverden preget av tidkrevende og detaljerte regler, kan det være vanskelig å navigere. Men vi ser stadig oftere at offentlige IT-prosesser ikke har tatt innover seg de betydelige endringene som har skjedd på tilbudssiden, blant annet når det gjelder tilbudet av moderne intranett.


Hvis du ønsker økt innsikt i innkjøp av SaaS-tjenester generelt, finner du her en guide til innkjøp av skytjenester i det offentlige.


I en verden som endrer seg hurtig, kan det være ressurskrevende for en kommune eller etat å holde oversikt over trender og tilgjengelige teknologier. Men altfor ofte utlyser man et anbud med kravspesifikasjoner som få leverandører kan oppfylle, eller som skaper unødige bindinger og avhengigheter år fremover i tid. I denne bloggposten gir vi noen råd til deg som skal i gang med å anskaffe et nytt intranett til en offentlig virksomhet.


Utnytt fleksibiliteten i markedet

Et første råd er å utnytte fleksibiliteten i markedet, som anskaffelsesreglene også gir adgang til. Her er noen muligheter:

  • Markedsdialog, før ett eller flere innkjøp lyses ut.

  • Innkjøp av innsikts- eller rådgivningstjenester under terskelverdien 100.000

  • Utlysning av en konseptstudie bl.a. for å kartlegge behov, forberede et prosjekt og utarbeide kravspesifikasjon

  • Utlyse oppdrag for leie av prosjektledelse, produktledelse og/eller endringsledelse, fristilt fra valg av teknologileverandør


Tilbudssiden har økt kraftig

Vi har også registrert at noen offentlige virksomheter har tildelt oppdrag på en intranettløsning – uten utlysning og anbud – fordi det ifølge begrunnelsen kun finnes én leverandør som kan levere intranett knyttet til en eksisterende Microsoft 365-løsning. Dette kan muligens ha vært riktig for noen år siden, men er det ikke i dag. Vi overvåker dette markedet nøye, og har kartlagt nærmere 130 intranettplattformer, hvorav svært mange har gode integrasjoner med Microsoft 365. Analyseselskapet Clearbox utgir også hvert kvartal en oversikt over intranett som bygger på Microsoft 365 og SharePoint. I den siste rapporten over «Sharepoint Out-Of-The-Box»-løsninger ble 54 plattformer omtalt. I tillegg vokser tilbudet av kommunikasjonsapper og uavhengige intranett kraftig, plattformer som også lar seg integrere med Microsoft 365.


Intranett og internett har ulike behov

Et annet fenomen vi ser, er at det ofte utlyses internett og intranett i ett og samme anbud, alternativt med intranett som en opsjon. Det er flere grunner til at vi ikke anbefaler en slik praksis. Behovene knyttet til internett og intranett er ulike, ikke minst fordi målgruppene er forskjellige, henholdsvis eksterne brukere (f.eks. borgere i en kommune) og interne brukere (ansatte). Målsettingene knyttet til internkommunikasjon og ekstern markedsføring er heller ikke de samme. I tillegg: Jo mer det fokuseres på unike brukerreiser og brukeropplevelser, henholdsvis Customer Experience og Employee Experiences, jo større vil forskjellene bli.

Intranett og internett har ulik tilbudsside

En annen grunn til at de to plattformbehovene bør håndteres separat, er at behovet for fornyelse gjerne dukker opp på forskjellig tidspunkt, men ennå viktigere: at tilbudssiden er svært forskjellig. Dette har blitt forsterket de siste årene ved at f.eks. Microsoft har trukket seg ut av internettmarkedet og rendyrket SharePoint til å være en intern plattform. Og ennå mer de siste årene ved at det har vokst frem en rekke uavhengige intranettplattformer. Tilsvarende drives utviklingen på eksterne Digital Experience Platforms bl.a. av aktører som Adobe, Sitecore, Liferay og Dynatrace, aktører som er tilnærmet usynlige på intranettløsninger. Et forhold til er at mens en ekstern nettside fortsatt kan løses på mange forskjellige måter, eksempelvis begrunnet i bransje, tilpassede kundereiser eller branding, så er behovene som dukker opp i et intr