I en offentlig innkjøpsverden preget av tidkrevende og detaljerte regler, kan det være vanskelig å navigere. Men vi ser stadig oftere at offentlige IT-prosesser ikke har tatt innover seg de betydelige endringene som har skjedd på tilbudssiden, blant annet når det gjelder tilbudet av moderne intranett.
Hvis du ønsker økt innsikt i innkjøp av SaaS-tjenester generelt, finner du her en guide til innkjøp av skytjenester i det offentlige.
I en verden som endrer seg hurtig, kan det være ressurskrevende for en kommune eller etat å holde oversikt over trender og tilgjengelige teknologier. Men altfor ofte utlyser man et anbud med kravspesifikasjoner som få leverandører kan oppfylle, eller som skaper unødige bindinger og avhengigheter år fremover i tid. I denne bloggposten gir vi noen råd til deg som skal i gang med å anskaffe et nytt intranett til en offentlig virksomhet.
Utnytt fleksibiliteten i markedet
Et første råd er å utnytte fleksibiliteten i markedet, som anskaffelsesreglene også gir adgang til. Her er noen muligheter:
Markedsdialog, før ett eller flere innkjøp lyses ut.
Innkjøp av innsikts- eller rådgivningstjenester under terskelverdien 100.000
Utlysning av en konseptstudie bl.a. for å kartlegge behov, forberede et prosjekt og utarbeide kravspesifikasjon
Utlyse oppdrag for leie av prosjektledelse, produktledelse og/eller endringsledelse, fristilt fra valg av teknologileverandør
Tilbudssiden har økt kraftig
Vi har også registrert at noen offentlige virksomheter har tildelt oppdrag på en intranettløsning – uten utlysning og anbud – fordi det ifølge begrunnelsen kun finnes én leverandør som kan levere intranett knyttet til en eksisterende Microsoft 365-løsning. Dette kan muligens ha vært riktig for noen år siden, men er det ikke i dag. Vi overvåker dette markedet nøye, og har kartlagt nærmere 130 intranettplattformer, hvorav svært mange har gode integrasjoner med Microsoft 365. Analyseselskapet Clearbox utgir også hvert kvartal en oversikt over intranett som bygger på Microsoft 365 og SharePoint. I den siste rapporten over «Sharepoint Out-Of-The-Box»-løsninger ble 54 plattformer omtalt. I tillegg vokser tilbudet av kommunikasjonsapper og uavhengige intranett kraftig, plattformer som også lar seg integrere med Microsoft 365.
Intranett og internett har ulike behov
Et annet fenomen vi ser, er at det ofte utlyses internett og intranett i ett og samme anbud, alternativt med intranett som en opsjon. Det er flere grunner til at vi ikke anbefaler en slik praksis. Behovene knyttet til internett og intranett er ulike, ikke minst fordi målgruppene er forskjellige, henholdsvis eksterne brukere (f.eks. borgere i en kommune) og interne brukere (ansatte). Målsettingene knyttet til internkommunikasjon og ekstern markedsføring er heller ikke de samme. I tillegg: Jo mer det fokuseres på unike brukerreiser og brukeropplevelser, henholdsvis Customer Experience og Employee Experiences, jo større vil forskjellene bli.
Intranett og internett har ulik tilbudsside
En annen grunn til at de to plattformbehovene bør håndteres separat, er at behovet for fornyelse gjerne dukker opp på forskjellig tidspunkt, men ennå viktigere: at tilbudssiden er svært forskjellig. Dette har blitt forsterket de siste årene ved at f.eks. Microsoft har trukket seg ut av internettmarkedet og rendyrket SharePoint til å være en intern plattform. Og ennå mer de siste årene ved at det har vokst frem en rekke uavhengige intranettplattformer. Tilsvarende drives utviklingen på eksterne Digital Experience Platforms bl.a. av aktører som Adobe, Sitecore, Liferay og Dynatrace, aktører som er tilnærmet usynlige på intranettløsninger. Et forhold til er at mens en ekstern nettside fortsatt kan løses på mange forskjellige måter, eksempelvis begrunnet i bransje, tilpassede kundereiser eller branding, så er behovene som dukker opp i et intranettprosjekt svært ofte de samme. Dette taler for økt standardisering og mindre skreddersøm av intranettløsningene.
Håndter intranettet som et produkt
Når det gjelder intranett, finnes det derfor mange argumenter for å leie, ikke å bygge intranettet, både knyttet til funksjonalitet, kompleksitet og tid til lansering. Når du velger plattform, bør du likevel ikke bare ta stilling til hvilken funksjonalitet som støttes, men også hvordan du på en enkel måte kan tilpasse maler, layout og integrasjoner, både ved hjelp av API-er og nocode/lowcode metoder. Velger du et moderne intranett så kan du gjøre tilpasninger uten programmeringskompetanse, hvilket gjør det mulig for kommunikasjon, HR og IT å videreutvikle intranettet som et levende produkt, tilpasset ansattes behov, uten å være avhengig av en utviklingspartner.
Du MÅ ikke velge SharePoint
Svært mange norske virksomheter har valgt Microsoft 365 som plattform for samhandling og produktivitet. Dermed følger også SharePoint Online med i abonnementet. Svært mye taler for å bruke SharePoint Teamsites og Microsoft Teams til samhandling (med mindre du har valgt G Suite), og til samhandlingsformål er disse løsningene svært gode. Men hva så med publisering? Vi har selv vært prosjektledere for et stort nord-europeisk intranett basert på SharePoint Online, og basert både på denne og andre erfaringer så vet vi: Det er ingenting, bortsett eventuelt fra pris eller lojalitet til Microsoft, som tilsier at du MÅ velge SharePoint også som Content Management System (CMS). Ja, også i tilfelle du skulle ønske mer funksjonalitet via en tredjeparts publiseringsløsning enn SharePoint alene kan tilby, så er det ikke slik at denne MÅ bygge på SharePoint Online «i backend».
Integrasjon i skyen
Det kan selvsagt godt hende at en grundig behovsanalyse ville ende opp med at det er smart å bruke SharePoint Online også som CMS-plattform. Men det er i tilfelle greit å vite hvorfor. I dag er det ingen problemer med å få et uavhengig intranett til å spille sammen både med Microsoft 365, SharePoint Teamsites, Microsoft Teams og Yammer etc. Ja moderne intranett som bl.a. Unily og LumApps er faktisk gullpartnere av Microsoft, og har integrasjoner både med Microsoft 365 og Google Workspace (tidligere G Suite) «ut av boksen». Også integrasjoner med Workplace from Facebook eller Slack støttes av de fleste. I stedet for å gjøre seg avhengig av SharePoint har disse og andre aktører utviklet sin egen CMS, og gjør integrasjonene i skyen, henholdsvis i Azure (Unily) og i Google Cloud (LumApps). Andre har valgt Amazon eller Salesforce Cloud som skyplattform. Fordelen med disse modellene er at de på integrasjonssiden kan utnytte tilgjengelig skyteknologi, f.eks. innenfor søk, AI, iOT etc., fullt ut. Uten å gå veien om SharePoint.
Brukervennlighet for ansatte
For en kommune kan dette også gjøre at man kan presentere et brukervennlig brukergrensesnitt for ansatte, mens IT, administratorer og superbrukere løser kompleksitet «i backend» - uten å belemre brukerne med kompleksiteten. Dermed kan man sømløst integrere verktøy som ulike ansattgrupper har behov for, enten det er saksbehandlingsverktøy, arkiv, support, HMS, læringsverktøy, øvrig HR-teknologi etc.. det er også mulig å lage alternative og personaliserte innganger og brukergrensesnitt, dersom man f.eks. ønsker å gi barnehageansatte én løsning og kommunens avfallsselskap en annen løsning. Dette gjør det også mulig for kommunen å fase verktøy inn og ut av den digitale arbeidsplassen, ettersom behovet for fornyelse dukker opp. Et behov som øker jo mer intranettet blir definert som en integrert digital arbeidsplass, og ikke bare som en plattform for internkommunikasjon.
Førstelinjearbeidere har egne behov
Mange offentlige virksomheter har også store grupper av førstelinjearbeidere. Løsninger som passer for kontoransatte PC-arbeidere passer ikke alltid like godt før førstelinjearbeidere, som gjerne primært bruker mobil som informasjonskanal på jobben. Intranettløsninger basert på SharePoint er i utgangspunktet tilpasset kontoransatte, og det samme kan sies å gjelde strukturert samhandling via SharePoint Teamsite og Microsoft Teams. Mobile kommuneansatte har kanskje mindre krav til samhandling, men høyere krav til rask og enkel tilgang til informasjon. Og kanskje trenger de i tillegg integrasjoner med helt andre verktøy, f.eks. knyttet til arbeidsoppgaver, trening, arbeidstid og vakter etc. For førstelinjearbeidere finnes det tre alternativer; et mobilvennlig intranett, et sosialt nettverk (som f.eks. Workplace by Facebook) eller en kommunikasjonsapp.
HR og Kommunikasjon må melde seg på
Vi har også registrert at de som skal forvalte løsningene, eksempelvis kommunikasjon, HR, fag og opplæring etc., svært ofte befinner seg langt unna innkjøpsprosessene, og gjerne overlater det hele til IT og innkjøp. Vi mener tiden er inne for HR, Kommunikasjon, fag og opplæring til å melde seg mer på. Med SaaS-baserte løsninger så er ikke den tekniske dimensjonen ved et innkjøp så komplisert som før. For det andre er det HR, Kommunikasjon og andre «domene-eksperter» som vet hvor skoen trykker, og som dermed bør sørge for at de får påvirket innholdet i en kravspesifikasjon. For det tredje handler det ikke kun om å gjøre et innkjøp av en applikasjon, men om å tilrettelegge et digitalt miljø hvor ansatte kan trives, samhandle og bli effektive. Eksempelvis tror vi at «Employee Experience», som handler om den totale brukeropplevelsen for ansatte, mer og mer blir et fokus- og ansvarsområde for moderne HR-organisasjoner.
Innkjøp av skytjenester
Vi forventer også at markedet for skyrelaterte løsninger kommer til å bli mer oversiktlig fremover, bl.a. støttet av bedre offentlig veiledning når det gjelder anskaffelser. Nå er bl.a en ny standardavtale for innkjøp av skytjenester underveis fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ. I høringsinnbydelsen heter det at «SSA-SKY skal dekke behovet for å regulere mer komplekse skyanskaffelser enn SSA-L. Avtalen er beregnet på anskaffelse av forskjellige typer skytjenester som tilpasses og tas i bruk i etableringsløp som er uavhengig av hverandre.» Vi forventer dermed at SSA-SKY vil kunne brukes bl.a. til å dekke innkjøp av skybaserte intranett, kommunikasjonsapper, sosiale nettverk, supportløsninger, HR-teknologi, læringsplattformer og andre applikasjoner som en offentlig virksomhet trenger. En ny SSA-SKY-mal vil trolig bli tilgjengelig fra desember i år.
Ta brukernes behov på alvor
Vårt hovedbudskap med denne bloggposten er å formidle at mulighetene for offentlige innkjøpere av interne, skybaserte informasjonsløsninger kanskje er større enn du tror. Kartlegg derfor behovene nøye før du går til Doffin og inviterer til anbud. Men ikke minst: Kartlegg behovene ikke bare sett fra avdelingsståsted, men se de ansattes hverdag, arbeidsoppgaver og interaksjoner under ett, som en integrert brukerreise.