Måling som verktøy i digitale prosjekter kan brukes til å se om vi lærer og om vi beveger oss i riktig retning. Målinger hjelper også til å gi svar på om vi har brukt penger og ressurser riktig og til å kartlegge brukeropplevelse, adapsjon og gevinstrealisering. Det aller viktigste er å jobbe systematisk med måling og måle både før prosjektet, underveis og ved prosjektets avslutning.
I dette intervjuet med Per Christian Eggen, en av grunnleggerne bak The New Company, ser vi på viktigheten av å gjennomføre målinger i digitale prosjekter.
I de fleste organisasjoner er det mye fokus på KPIer (Key Performance Indicators) og resultater i de operasjonelle delene, mens prosjekter ofte havner på siden av den daglige driften. Det er det ingen grunn til, og i dette intervjuet forklarer Per Christian hvorfor.
Aller først en liten begrepsavklaring. Det er viktig å skille mellom måling og evaluering. Grunnen til det er at måling hovedsakelig er en kvantitativ og objektiv analyse, mens en evaluering er mer subjektiv og basert på spørsmål som ‘Hvordan synes du det gikk?’
Hvorfor måle prosjekter?
- Hvorfor er det så viktig å ta seg bryet med å måle prosjekter?
- Det er viktig på flere nivåer. Først og fremst fordi det kan bidra til raskere og mer velinformerte endringsprosesser. På et overordnet nivå kan vi bruke måling som verktøy for å se om vi lærer og om vi beveger oss i riktig retning. Målinger hjelper også å gi svar på om vi har brukt penger og ressurser riktig, og dermed om vi har lykkes med innsatsfaktorene. Dette er spørsmål som ofte glemmes i oppstarten av prosjektet. Etter hvert som mer og mer arbeid gjennomføres på prosjektbasis må man også bevege seg fra aktivitetsmål for selve prosjektet til å starte å måle de kortsiktige effektene av prosjektet.
Hvordan prioritere måling?
- Hvordan opplever du at måling prioriteres hos kundene?
Ofte oppleves det som litt todelt. Det er gjerne interesse for det, og det snakkes ofte om at det skal gjennomføres målinger, og det blir etterspurt planer. Likevel skorter det ofte litt på gjennomføringsevnen eller gjennomføringsviljen, ved at det ikke settes av tilstrekkelige ressurser. Spesielt gjelder dette effektmålingene når prosjektet er ferdigstilt, hvor prosjekt- og styringsgruppene blir løst opp. Det er ikke alltid man får jobbet tilstrekkelig med temaet i overføringsfasen til linjen, som er en kritisk fase i enhver prosjektavslutning.
Mål både før, underveis og etter
- Kan du ta oss gjennom en klassisk måling?
- Selvsagt! Det aller viktigste er å jobbe systematisk og å måle både før prosjektet, underveis i prosjektet, ved prosjektets avslutning, og også etter at prosjektet er avsluttet, for eksempel ved 6 og 12 måneder etter prosjektslutt. Det er lurt å definere når de ulike målingene gjennomføres, og hvilke parametere det skal testes for i de ulike fasene. Gjennom hele prosjektet er det selvsagt viktig med målinger knyttet til prosjektgjennomføring opp mot budsjett og tidsplan, mens i etterkant av prosjektet er brukeropplevelse, adopsjon samt gevinstrealisering viktige parametere.
Mål endringer i arbeidshverdagen
- De ulike parameterne måles på ulike måter på ulike tidspunkter. Ofte finnes det mye tallgrunnlag inne i de relevante systemene som implementeres, men også brukerundersøkelser og andre interne kilder har stor verdi. Når det gjelder en typisk analyse av gevinstrealisering kan man selvsagt avlede beregninger og nesten få de tallene man vil. Derfor anbefaler vi heller å sette benchmark for typiske arbeidssituasjoner der vi intervjuer 5-10 medarbeidere i en avdeling. Intervjuene kan da klarlegge i hvor stor grad endringene har endret deres hverdag, som vi så bruker til å beregne oss frem til et anslag på totalnivået i organisasjonen. Dette kan da gjentas for ulike avdelinger og ulike arbeidssituasjoner.