• Shila Mohammadi

Bruker du Microsoft Teams optimalt?



Microsoft Teams har blitt en hub for samhandling i organisasjoner og populariteten har økt enormt den siste tiden etter hvert som ansatte har blitt tvunget til å jobbe fra hjemmekontor. Men bruker bedriften din Teams optimalt?


Siden 31. januar har Microsoft hatt en 500% økning i antall Teamsmøter, telefoner og konferanser melder Simply Communicate. Til tross for den økende bruken av Microsoft Teams viser en analyse fra SWOOP Analytics at kun 1 av 5 teams bruker Teams optimalt for samhandling. De fleste organisasjoner er fortsatt på eksperimenterings- og utforskningsstadiet.


Du kan også lese mer om SWOOP Analytics på våre nye produktsider.

Interessante brukermønstre

Swoop Analytics har gjennomført en grundig analyse av hvordan 15 organisasjoner og 47.000 ansatte bruker Teams, og kan avsløre flere interessante funn.

  • Chat er den mest brukte Teams-funksjonen og utgjør 70%-95% av alle meldingene

  • Ansatte er i gjennomsnitt medlem av 3 ulike teams

  • Nesten 70% av alle teams har andre applikasjoner lagt inn som faner. Excel er mest populær etterfulgt av SharePoint og prosjektstyringsverktøyet Planner.

  • 61% av Teams anses å være umodne teams. De viser lave aktivitetsnivåer og lite samhold.


Verste praksis


Swoop analytics advarer mot det de kaller «verste praksis» i Teamsbruken; feil som kan skape langvarige problemer. Hvis man går i fellen, ved å gjøre disse feilene, kan man gjøre stor skade i adapsjonen av Teams. SwoopAnalytics lister opp 5 punkter: 


  • Overdrevet formalisering og strukturering av Teams. Gjør det enkelt for ansatte åta i brukTeams, uten å først måtte gå gjennom krevende kurs. Først når man er litt varm i trøya anbefales det å starte en grundig opplæring.

  • Lansering av Teams uten at resten av organisasjonen blir involvert, slik at IT-avdelinger dikterer all teamsbruk. Det vil i et slikt tilfelle være høy risiko for at adapsjonen vil bli vesentlig lavere enn om man tidlig involverer eksempelvis HR og avdeling for læring/kompetanseutvikling.

  • Innføring av status quo i Teams, dvs. overføring av alle dagens arbeidsrutiner til Teams. Eksempel på feil bruk er at man lager en gruppe for alle felles mailgrupper man har eller blindt kopierer organisasjonsstrukturen. Benytt muligheten til å endre måten dere jobber på!

  • Lene seg for mye på at toppledelsen skal stå i spissen for endring, eksempelvis ved å legge dem til i alle teamsgruppene. Toppledelsen blir i en slik situasjon overbelastet med varsler og klarer ikke å håndtere informasjonsstrømmen samtidig som ansatte i realiteten føler seg overvåket. Her bør man forankre endringsarbeidet med operasjonelle ledere i organisasjonen.

  • Bruk av Teams som et alternativ til Yammer og Sharepoint på områder der Teams ikke er like egnet.


Optimal bruk


For å sikre at din organisasjon henter ut alle potensielle gevinster i Teams, er det smart å kartlegge brukerreisene og se nærmere på hvordan den nye arbeidshverdagen blir for ulike grupper av ansatte, for deretter å understøtte nye rutiner. For å lykkes med den digitale endringsreisen er det også viktig med forankring, kommunikasjon, opplæring og måling.


6 konkrete tips


Her kommer noen konkrete tips for å optimalisere bruken av Microsoft Teams:


  • Start enkelt med noen få team og øk gradvis antall team ettersom behovene øker, eksempelvis ved at man setter seg nye organisatoriske mål eller igangsetter nye prosjekter. Sørg også for at alle ansatte har hodetelefon som sikrer god nok lyd i møtene.

  • Lag kanaler for smalere eller mer fokuserte temaer. Husk å lage gode beskrivelser slik at brukerne enkelt finner frem. Strukturer teamet med applikasjoner slik at medlemmene i teamet har det til trenger for å gjennomføre effektiv samhandling med sine kolleger.

  • Sørg for at alle blir en aktiv bruker av «threaded» samtaler, fremfor å starte en ny samtale som omhandler et eksisterende tema. En «Thread» er en post/ innlegg og alle dens tilknyttede kommentarer. Teams har gjort det mulig å ytterligere strukturere et innlegg slik at man kan ha en overskrift og rikt tekstformat. Dette øker ytterligere oversikten i «Threaded» samtaler.

  • Integrer et fildelingssystem som SharePoint, eller alternativer som Dropbox eller Box, for å effektivt dele filer i kontekst. Om ditt team samhandler rundt et dokument, vil du i Teams kunne chatte og samhandle rundt dokumentet live og i kontekst.

  • Utarbeid policier og vær tydelig på hva de ulike arbeidsverktøyene de ansatte har skal brukes til. Er du i Microsoft-land og bruker Skype for business, Outlook samt Yammer kan det medføre usikkerhet rundt hvilke verktøy som skal benyttes til ulike formål. Tydelige retningslinjer for «What To Use Where» og «What To Use When» bør være en del av brukeropplæringen.

  • Dersom du har et budskap det er kritisk at blir prioritert, gir Teams deg muligheten til å gradere meldingen din. Dette er en smart måte å nå igjennom til mottakerne med en hastebeskjed.


Bli blant de beste


Ønsker du høy adapsjon og at virksomheten din skal kunne utnytte fulle potensialet i samhandlingsløsningen? I tilfelle bør du unngå fallgruvene og i stedet ta i bruk de konstruktive tipsene ovenfor. Da vil organisasjonen kunne høstene gevinstene fra deres digitale endringsprosjekt. Sørg derfor for at din organisasjon blir blant de 20 prosentene som bruker Microsoft Teams optimalt!

© 2020 av The New Company. Personvernerklæring.

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Grey Circle