Introduksjon av nye digitale verktøy på arbeidsplassen er en endringsreise både for ledere og ansatte. Som en del av et endringsprosjekt finnes det nå en rekke digitale adapsjonsverktøy som du kan ta i bruk. I en tid hvor fysiske workshops eller klasserom ikke er tilgjengelig, er digitale adapsjonsverktøy mer aktuelle enn noensinne.
Vi er blant de første til å understreke at innføring av nye digitale verktøy på arbeidsplassen handler om mye mer enn digitalisering; som endringsledelse, justerte arbeidsprosesser, kulturell modning etc. Men det finnes nå en rekke digitale adapsjonsverktøy som du kan ta i bruk for å understøtte endringsreisene. Vi gjennomgår i denne bloggposten noen av disse.
Sosiale nettverk
Noen blir fortsatt overrasket over at vi anbefaler å lansere eller relansere en sosial plattform som en sentral del av et endringsprosjekt. Årsaken er i første rekke: Et sosialt nettverk er både en kommunikasjons-, engasjements- og samhandlingsplattform. Dette betyr at nettverket både kan brukes til å formidle informasjon, til å engasjere brukerne og til å lære sammen. Et sosialt nettverk kan også være tilgjengelig både på PC, nettbrett og mobil. I det sosiale nettverket kan man også om ønskelig lage egne grupper for informasjon, Q&A, support etc. Eksempler på slike sosiale nettverk er f.eks. Workplace by Facebook og Yammer, som er en del av Office 365-plattformen. Men også såkalte «Employee Experience Apper» som Blink eller sosiale intranett som Colibo kan brukes til å onboarde ansatte i nye digitale verktøy.
Dialogbasert support
Mange arbeidstakere river seg fortsatt i håret over gammeldagse supportsystemer, hvor IT-avdelingen først og fremst er opptatt av å gi hver supportsak et ticketnummer. Skal du yte digital support i dag, må den ta utgangspunkt i brukernes behov og være dialogbasert. Det anbefales derfor å bruke en digital assistent / chatbot i møtet med den ansatte og så veilede brukeren til å beskrive sitt digitale behov nærmere.
Digitale adapsjonsplattformer
De siste årene har det vokst frem en flora av såkalte digitale adapsjonsplattformer. Blant disse finner vi bl.a. Whatfix, Applearn, WalkMe, Userlane og et titalls andre. Disse kan i prinsippet tas i bruk på alle typer digitale løsninger, enten det er en CRM-, HR- eller ERP-løsning eller en skreddersydd nettside eller applikasjon. Logikken er at bedriften kan utvikle digitale brukerreiser som veileder brukeren inne i den nye applikasjonen. Til forskjell fra digitale veivisere som tilbys av programleverandørene selv, så kan disse skreddersys, tilpasses brukernes behov og fornyes etter hvert som brukerne blir mer kjent i den nye applikasjonen.
Gamification
Ved å ta i bruk Gamification så kan man gjøre jobb til en lek. Gjennom en Gamification-plattform kan man f.eks. gjennomføre konkurranser, utforme Quiz etc. Et eksempel er den svenske Gamification-plattformen MillionMind. Poenget med Gamification er at man omgjør en potensiell «plikt-oppgave», som å lære seg et nytt digitalt verktøy, om til en «lyst-oppgave». Brukeren får tatt i bruk sine kreative evner, og lærer gjennom det både raskere og bedre. Samtidig kan Gamification bidra til raskere adopsjon for brukere som ikke har sans for mer tradisjonelle læringsformer.
LMS-verktøy
Innenfor LMS-verden (Learning Management System) finnes det ulike typer verktøy. Vi anbefaler gjerne to typer: Micro-learning-plattformer, hvor ansatte kan trene både ofte og fleksibelt, i form av oppgaver som det kun tar 5-6 minutter å gjennomføre, og som også kan utføres hjemme, på reise eller i en pause mellom andre arbeidsoppgaver. Et eksempel her er den norske Motimate, som flere norske bedrifter nå har tatt i bruk. En annen type læringsplattformer er såkalte Learning Experience Platforms, hvor det i større grad er brukeren som er i førersetet i læringsprosessen, gjennom søk, sosial læring, bruk av video etc. Vi tror micro-learning og experience-plattformer kan supplere hverandre i forhold til digital adapsjon.
Webinar og live-sendinger
Ulike typer videomøter kan være effektive i forhold til digital adapsjon. Det kan være 1til1-møter med digitale ambassadører, videomøter i grupper eller webinarer hvor man presenterer nye digitale verktøy og smarte brukertips for et større publikum. Slike events kan også være interaktive, hvor brukerne kan stille spørsmål eller delta i avstemninger. I noen sosiale plattformer som Workplace by Facebook og Yammer kan man også gjennomføre live-sendinger. Både videomøter, webinarer og live-sendinger kan i ettertid gjøres tilgjengelig som opptak.
Interaktiv video
En forholdsvis ny digital mulighet er såkalt interaktiv video. Tradisjonelt er video mer å oppfatte som et kringkastingsformat, men med interaktiv video åpner det seg helt nye muligheter. Eksempelvis er det mulig å lage såkalte «hot spots» i en video som brukeren kan interagere med og få mer informasjon. Et annet eksempel er at videoen inneholder «Call To Actions», som kan bringe brukeren til en annen nettside eller applikasjon for å få mer informasjon.
Husk endringsreisen!
Som vi ser, mulighetene til å ta i bruk digitale verktøy til adapsjon er mange. Men for all del: Ikke ta i bruk altfor mange teknikker på en gang. Sørg også for at du tilpasser bruken av digitale adapsjonsverktøy til kulturen og brukergruppene i din bedrift. For uansett hvor smart du er i bruken av digitale verktøy, så skjer den viktigste endringen i hodene til oss som mennesker.