• Gjesteblogger

Bruk intranettet til å holde virksomheten din i gang


Dette er en gjesteblogg av Mogens Sejer Iversen, CEO &founding partner i den danske intranettleverandøren Colibo.


Slik kan intranettet hjelpe til med å holde virksomhetene i gang under COVID-19.

10 konkrete anbefalinger til å sikre optimal utnyttelse av intranettet ditt, både til krisekommunikasjon og til å legge til rette for en ny virkelighet med hjemmearbeid.


COVID-19-pandemien, og de iverksatte innstrammingene fra statsledere i hele verden, har minnet oss om hvor skrøpelige vi er, og hvor utrent våre samfunn er til å håndtere slike store endringer. Alle er påvirket, men offervilje og disiplin vil forhåpentlig bringe oss langt.

I virksomhetene har mange hatt sine første uker på hjemmekontor noensinne. Og bedriftene har på kort sikt måttet dele en rekke akutte beskjeder både bredt til alle ansatte og målrettet til et utvalg.

Bruk av email

Den akutte krisesituasjonen har av mange vært håndtert via mail, hvilket også er en utmerket kanal for å få levert et enveisbudskap. Men en eposttråd blir raskt upraktisk når medarbeiderne har kommentarer og spørsmål til disse viktige budskapene. Hvis man innleder en mailbasert diskusjonstråd til 1.000 ansatte, så vil noen svare alle, mens andre vil svare en-og-en, og så bryter informasjonen sammen på kort tid.

Hvis man i stedet velger mer moderne verktøy som Slack og Teams, så får man tilgang til toveiskommunikasjon. Men samtidig mister man gjerne overblikket og systematikken, fordi disse verktøyene er skreddersydd for kommunikasjon i mindre kanaler og med liten mulighet for oppfølging og tracking

Intranettet viser sin verdi

Vi hører og ser det på våre egne servere i Colibo, at intranettet i stor grad har blitt kommunikasjonskanalen som er blitt tatt i bruk for å oppnå det beste fra begge verdener og dermed etablert en styrt koordinering og løpende kommunikasjon i forhold til COVID-19.

Nøkkelen er styrt og målrettet toveiskommunikasjon, hvor overblikket beholdes, og hvor medarbeiderne kan engasjere seg og komme til orde. Uavhengig av hvilken intranettplattform som virksomheten din bruker, så er det i slike tider at du for alvor kan få testet verdien av intranettets rekkevidde, funksjonalitet og fleksibilitet.

Nedenfor følger en liste over funksjonalitet, som du med fordel kan utnytte til krisehåndtering og krisekommunikasjon.

Intranettet må være mobilvennlig

Mer en noensinne er mobilvennlighet en forutsetning for effektiv desentral bruk. Om et mobilt intranett er tilgjengelig ved hjelp av native apps eller responsiv teknologi er ikke avgjørende, men uten mobil tilgjengelighet reduseres rekkevidden og verdien av ditt intranett betydelig.

Slå på varslinger

Push sikrer at viktig informasjon kan dyttes ut til sluttbrukerne, så de ikke er avhengige av å oppsøke intranettet for å holde seg ajour. Når du vil være ekstra sikker på at informasjonen blir mottatt og lest, så bør varslinger gå både til medarbeidernes telefon og arbeidsstasjon. Hvis intranettet ditt har en @mention-funksjon, kan du også få nødvendig oppmerksomhet for dine varslinger i et en-til-en-scenarie.

Aktiver toppbannere

Sørg for å aktivere toppbannere på intranettet med krisekommunikasjon og med fargekoder som tydelig gir et signal om alvorlighetsgraden. Dette sikrer at man kan gi tydelige og synlige budskap på forsiden av intranettet. Bannere kan også målstyres mot forskjellige avdelinger eller lokasjoner.

Aktiver gamification og quiz

Hvis intranettet har støtte for gamification, mikrolæring og quiz, så er det en ekstremt effektiv måte å dele kompleks informasjon på. Samtidig kan medarbeidernes forståelse av informasjonen bli testet og bekreftet. Mange virksomheter har f.eks. benyttet slike virkemidler for å lære ansatte om GDPR. På samme måte vil effekten være svært målbar i en situasjon hvor det handler om hvordan man skal håndtere den nye hverdagen under COVID-19. Ved bruk av slike verktøy kan man dele kritisk og nødvendig kunnskap til medarbeiderne og følge opp med quiz-spørsmål for å sjekke graden av forståelse. Dette kan også måles og følges opp på sentralt hold i virksomheten, hvor man har overblikk over alle besvarelsene.

Lette tilgjengelig telefonbok

Ved å synkronisere intranettbrukerne med virksomhetens Active Directory og/eller HR-systemer, så vil telefonboken på intranettet være oppdatert hele tiden. Alle relevante kolleger vil da kun være et tastetrykk unna via mobilen.

Tagging og kompetansestyring

Sørg for å utnytte tagging og kompetansestyring i intranettet ditt: Hvem vet hva, og hvem kan man spørre? Hvis intranettet ditt har kompetansestyring, så sørg for å få tagget alle nøkkelpersoner, slik at ansatte via mobil eller PC lett kan søke seg frem til riktig informasjonskilde og riktig person.

Digitale grupperom og arbeidsrom

Ved å ta i bruk intranettets grupperom og arbeidsrom kan en virtuell organisasjon bygges raskt. Samarbeidsrommene kan være åpne eller lukket, basert på avdelingene i organisasjonen eller opprettet ad-hoc til felles oppgaveløsning på tvers av avdelinger.

I samarbeidsrommene kan temaer bli delt og diskutert med fullt innsyn for alle via en aktivitetsstrøm. Oppgaver kan bli delt ut og fulgt opp via innebygget oppgavestyring, aktiviteter og møter kan bli opprettet og innkalt og dokumenter kan bli delt og lagret. Hvis virksomheten har Microsoft Office Online kan man samarbeide samtidig på dokumenter. Men sørg for at det er orden på rettighetsstyringen og at det er støtte for versjonshåndtering av dokumenter, slik at tidligere versjoner lett kan bli gjenfunnet eller gjenopprettet.

Digitale grupperom med eksterne brukere

Undersøk om intranettet ditt kan være tilgjengelig «eksterne brukere», f.eks. i grupperom og arbeidsrom. Da bør du gjøre slik funksjonalitet tilgjengelig for dine eksterne samarbeidspartnere. Dermed kan du invitere partnere, leverandører og storkunder inn på den digitale plattformen din. Det du oppnår er at i tillegg til å gi digital støtte for den interne kommunikasjonen, så støtter du også kommunikasjon oppad og nedad i virksomhetens verdikjede.

Slack / Teams

Dette er fantastiske verktøy som kan understøtte den hurtige og dynamiske en-til-en-baserte kanalkommunikasjonen. Men vil du ha nødvendig overblikk og styring, så bør du sørge for å få disse verktøyene integrert i intranettet ditt. Da unngår du fragmentering av informasjonen.

Rustet for fremtiden

Når den mest akutte krisehåndteringen og krisekommunikasjonen er gjennomført, så er det tid for å se fremover og vurdere hvordan det kan skapes en digital arbeidsplass for den enkelte medarbeider hvor fjernarbeid påvirker produktiviteten minst mulig. En vellykket håndtering av krisen vil ha gitt de omstillingsklare virksomhetene et tigersprang i retning av en mer agil og mobil digital arbeidsplass. Disse bedriftene vil være bedre rustet for en fremtid hvor de vil møte nye generasjoner ansatte som vil ha forventninger om en moderne og fleksibel arbeidsplass.

© 2020 av The New Company. Personvernerklæring.

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Grey Circle