En av de største fallgruvene når man går i gang med en ny applikasjon, er å la varsler stå uendret. Vi anbefaler alle som går i gang med Microsoft Teams å tilpasse varselinnstillingene til sine egne behov. Dette vil hindre unødige forstyrrelser og du vil oppleve en mer produktiv hverdag.
I en analyse om Teams-bruk utført av Swoop Analytics var ett funn at ledere og ansatte ble overveldet av varsler. Uten tilstrekkelig opplæring føler de at de mister kontrollen over arbeidet sitt.
Meny for varslinger
For å komme til menyen som lar deg administrere dine varsler klikker du på profilbildet ditt øverst i høyre hjørne av Microsoft Teams, og velger «innstillinger» og deretter «varsler». Derfra kan du tilpasse hvilke varsler du mottar og hvor disse varslene skal vises.
Varslene er delt inn i 6 hovedkategorier, som for eksempel omtaler, meldinger, møter etc. Hver kategori inneholder igjen aktiviteter og en rullegardinmeny. Varsel for de ulike aktivitetene kan finjusteres med alternativene du får opp i rullegardinmenyen. Obs! Her kan du få ulike alternativer ut i fra hvilken aktivitet du klikker på. Banner tilsvarer skrivebordsvarsler. For å unngå for mange forstyrrelser i ditt daglige arbeid, vil vi anbefale å redusere aktiviteter du får bannervarsler på. Dersom du ikke ønsker varsler, verken i e-post eller som banner, kan du velge «vis bare i feed» eller «av» når disse alternativene er tilgjengelige. Når du velger «Vis bare i feed» vil varslene dukke opp i aktivitetsfeeden i raden til venstre i Teams.
#1 Omtaler
Omtale er når du nevner en kollega ved å bruke @Navn. I Microsoft Teams kan man også omtale et team, eller en kanal. I varseladministreringen kan du velge om du vil bli varslet om du blir omtalt på den ene eller andre måten.Ved omtaler vil du se at meldingene er markert med et rødt ikon. Det røde ikonet finner du både i meldingen du er omtalt i, og i raden til venstre over «Team». Du vil også de en rød sirkel med ett nummer ved siden av kanalen du er omtalt i.
#2 Meldinger
Microsoft Teams er laget for dialog og samhandling og har derfor flere muligheter for varslinger i en dialog. Du kan velge at du vil ikke vil få varsler på meldinger i det hele tatt, eller kun på samtaler du har startet selv eller skrevet i. Som alle andre plattformer med sosial funksjonalitet kan du justere varslene på «liker og reaksjoner».
#3 Annet
Under Annet kan finner du varsler knyttet til team og lyder for varsler. Dersom du har aktivert for at du vil motta en e-post når du har sett en aktivitet, kan du velge hvor ofte den skal sendes.
#4 Høydepunkter for deg
Dersom du ønsker å bli varslet om nye kolleger på Teams for å ønske dem velkommen til plattformen så kan du la dette varselet stå på.
#5 Møter
Du kan også velge å få chattemeldinger i et møte før du blir med, eller velge at de skal dempes frem til du er deltar i møtet.
#6 Status
Dersom du har en kollega du vil komme i kontakt med, kan du også administrere hvem av dine kolleger du vil følge og blir varsles om spesielt.
Andre nyttige varseltips
Du kan også styre varslinger andre steder enn under Innstillinger. Under Aktivitet, som du finner øverst til venstre i Teams, kan du klikke på et varsel og så klikke på varselet. Der kan du merke et varsel fra menyen som lest eller ulest. Spesielt nyttig er dette hvis du vil svare på en post senere og dermed beholde varselet på.
Du kan også aktivere eller deaktivere varsler for en bestemt kanal hvis du vil det.
Da klikker du på Teamet du vil administrere. Klikk så på øverst til høyre for å få opp menyen. Klikk så på kanalvarsler og av. Alle varsler i gruppen vil da bli skrudd av for deg, med unntak av varslene som er ment direkte til deg personlig.
Hvis du vil finne alle uleste aktiviteter kan du i søkefeltet/kommandofeltet på toppen av Microsoft Teams skrive «/ulest»
Tilpasset eget bruk = mindre støy
Administrasjon av varslinger i Teams kan både gi deg mer kontroll og mindre støy. Brukere som grundig går igjennom og administrerer varslene sine i Teams vil totalt få en bedre brukeropplevelse. De passer på å skru av varsler som for dem oppleves som “støy”, samtidig som de sikrer seg at de blir varslet om det som er viktig for dem. Alt i alt vil målrettet administrasjon av varslinger bidra til en mer produktiv arbeidshverdag.