Planlegger du å bygge et nytt intranett, med sikte på lansering i 2021 eller 2022? Vi har samlet 12 gode grunner for at du bør leie ditt fremtidige intranett. En av de viktigste grunnene er at du da kan lansere et nytt, moderne intranett allerede om få måneder.
1
Rask implementering: Mens utvikling av et skreddersydd intranett gjerne kan ta år, kan et intranett til leie implementeres i løpet av måneder eller uker. Det som avgjør tiden det tar er ikke så mye den tekniske løsningen, men hvor forberedt du og din organisasjon er på et intranettprosjekt f.eks. i forhold til forankring og behovskartlegging. I planleggingen bør du også ta høyde for hvor lett eller krevende det er for din organisasjon å ta i bruk intranettløsningen når den først er tilgjengelig.
2
Bedre design og ansattopplevelse: Stadig flere virksomheter ser hvor viktig de ansattes brukeropplevelse er, både for rekruttering, motivasjon og engasjement, men også for å kunne levere optimale opplevelser til kundene. Moderne intranett tar i bruk design, navigasjon og fortellergrep som vi er vant med fra våre private liv og tilbyr moderne plattformer for kommunikasjon, engasjement, samhandling og læring.
3
Personalisert innhold: En av grunnene til at mange tradisjonelle intranett er lite brukt, er at innholdet ikke oppleves som relevant av brukerne. Ett av de viktigste grepene for å sikre relevans, er å målstyre og personalisere innholdet. Dette kan f.eks. baseres på den ansattes tilhørighet til forretningsområde eller avdeling; på stilling, fagområde eller interesser eller på lokasjon. Moderne intranett er tilrettelagt for personalisert innhold, eksempelvis basert på selskapets organisasjonsstruktur.
4
Tilgang på rik funksjonalitet: Mange virksomheter tror gjerne at deres behov er helt unike, og at de derfor må bygge et nytt intranett helt fra bunnen av. Men det viser seg gjerne at 80% av funksjonaliteten som man ønsker seg i et intranett går igjen fra løsning til løsning. Velger du intranett til leie så får du dette og mere til, rett og slett fordi disse intranettleverandørene utvikler på vegne av millioner av kunder, samtidig. Det kritiske du må finne ut, er hvor modulbasert og fleksibel plattformen er, hvor mye ressurser tilbyderen investerer i utvikling av ny funksjonalitet, i hvilken grad de lytter på kundene og hvordan deres fremtidige veikart ser ut.
5
Intelligent søk: Et annet grunnleggende problem ved mange tradisjonelle intranett, er at de ansatte ikke finner det de søker etter. Dette kan både skyldes at innholdet ikke er indeksert på en fornuftig måte, eller at søkemotoren rett og slett ikke er god nok. Det kan også skyldes at man ikke har segmentert innholdet på en oversiktlig måte, f.eks. ved å skille mellom søk etter artikler og søk etter dokumenter. Et moderne intranett har innebygget en god søkefunksjon, men søk kan også gjøres mer intelligent ved f.eks. å ta i bruk digitale assistenter eller chat.
6
Både enveis og toveis kommunikasjon: Mange forbinder intranett med enveis kommunikasjon, mens sosiale nettverk som Workplace by Facebook og Yammer legger til rette for toveis kommunikasjon. I de moderne intranettene kan virksomheten som regel velge om man vil bruke plattformens innebyggede sosiale funksjonalitet (grupper, innlegg, kommentarer, likes etc), eller om man ønsker å bytte ut den sosiale aktivitetsstrømmen f.eks. med Workplace eller Yammer. I begge tilfeller unngår du å skape unødige siloer i den digitale arbeidsplassen.
7
Effektiv bruk av ressurser: Mens tradisjonelle intranettprosjekter gjerne legger beslag på store beløp i utvikling, design, programmering og testing så vil man i et moderne intranettprosjekt i stedet kunne bruke pengene på innhold, integrasjoner, adapsjon og change management. Dette gjør også at du ikke trenger den samme tekniske kompetansen i prosjektteamet for å gå i gang.
8
Forankring hos Kommunikasjon og HR: Et tradisjonelt intranettprosjekt trenger som regel tilgang på kritisk kompetanse og ressurser fra selskapets IT-avdeling, både når det gjelder prosjektledelse, utvikling og integrasjoner. Dette er ofte ressurser det er knapphet på. Et intranett-til-leie-prosjekt kan i mye større grad forankres hos Kommunikasjon eller HR, som har som sine primæroppgaver å legge til rette for god internkommunikasjon, HR-tjenester, kunnskapsdeling etc. IT-avdelingen kan da mer fokusere på spørsmål som virksomhetsarkitektur, forvaltning av brukere og integrasjoner med forretningssystemene.
9
Fra prosjekt til produkt: Når virksomheter skal investere i et nytt intranett, så blir det gjerne organisert som et stort prosjekt, hvor energien svært ofte forsvinner når intranettet er lansert og prosjektet er «ferdig». Et moderne intranett gjør det mer naturlig å forvalte intranettløsningen som et produkt, hvor man implementerer, tester, analyserer og løpende henter brukernes tilbakemeldinger. Rett og slett kontinuerlig forbedring. Dette gjør det både lettere å nå forretningsmålene som intranettløsningen skal bidra til, og å tilfredsstille de ansattes krav til god brukeropplevelse.
10
Tilgjengelig på alle flater: Intranett-til-leie-tilbyderne utvikler som standard intranettet som en mobilvennlig, responsiv side. De ledende plattformene har også egne mobile apps for iOS og Android og tilbyr også branding av de mobile appene. I de mobile appene kan virksomheten selv tilpasse og forenkle innholdet for mobile opplevelser og mobile medarbeidere. Noen intranett-til-leie-løsninger tilbyr også automatiserte nyhetsbrev distribuert via email, basert på innhold fra intranettet.
11
Fleksible integrasjoner: De moderne intranett-til-leie-plattformene har innebyggede verktøy for integrasjon med utbredte business-applikasjoner. Dette kan f.eks. gjelde plattformer som ServiceNow og Salesforce. Men de ledende løsningene satser også hardt på å kunne støtte ulike økosystemer for samhandling, enten de er basert på Microsoft-universet (Office 365, SharePoint etc), Google-universet (G Suite) eller mer spisse samhandlingsløsninger som Box, Dropbox, Slack, Workplace by Facebook og Zoom. Sammen kan du dermed bygge en integrert digital arbeidsplass for dine ansatte.
12
Sterk administrasjon og analyse: Et moderne intranett må også oppleves som moderne og brukervennlig av de som er satt til å forvalte løsningen, enten det er intranettredaktører, community managers eller systemforvaltere. En sterk analysefunksjon er f.eks. nødvendig for å kunne analysere brukeratferd og tilpasse løsning og innhold underveis. En moderne intranettplattform har også god støtte for Governance, sikkerhet og skalerbarhet.
I The New Company jobber vi med å gjøre moderne og uavhengige intranett tilgjengelig for norske virksomheter. Les mer om de ledende plattformene Lumapps og Unily på egne produktsider. Vi har også laget en egen guide til intranettprosjekter i det offentlige.