Integrert digital arbeidsplass 

for 10.000 ansatte i 15 land 

For noen år siden konkluderte Orklas ledelse med at selskapet manglet gode verktøy for internkommunikasjon og samhandling på tvers av selskaper, land og team. Resultatet ble en ny integrert digital arbeidsplass som i dag brukes av mer enn 10.000 ansatte. 

Nøkkeltall 

10.000

ansatte

90

forretningsenheter med ulike behov 

15

land med

unike språk 

5.000

deltatt i opplæring 

Ny digital arbeidsplass 

 

Prosjektet, som fikk navnet «Engage», er nå rullet ut til mer enn 90 forretningsenheter i 15 land. Ved hjelp av«Engage» har Orkla fått en digital arbeidsplass som integrerer et personalisert intranett med samhandlingsløsninger for avdelinger, teams og prosjekter og verktøy for personlig produktivitet.  

 

Utviklingen av den nye digitale arbeidsplassen har vært svært viktig for å kunne jobbe sammen på tvers av selskaper og landegrenser, og har gitt oss en felles plattform for samarbeid og kulturbygging, sier Håkon Mageli, konserndirektør Kommunikasjon og Corporate Affairs.  

Bevist nytteverdi under COVID-19 

 

-  Under COVID-19 har vi fått nok et bevis på verdien av den nye plattformen, gjennom målrettet internkommunikasjon, relevant krisekommunikasjon og god samhandling i en tid hvor mange har jobbet andre steder enn på kontoret, sier Mageli. 

 

-  Konseptet bak det integrerte intranettet, slik det ser ut i dag, er mye takket være inspirasjon fra The New Company. Konsulentene fra The New Company jobbet også målrettet sammen med vårt interne prosjektteam og bidro sterkt til at prosjektet ble levert på tid, kvalitet og pris, sier Mageli. 

Håkon Mageli, konserndirektør Kommunikasjon og Corporate Affairs.  

Personalisert løsning 

 

Intranettet og samhandlingsløsningen til Orkla er bygget på toppen av Sharepoint Online og integrert med de øvrige applikasjonene i Microsoft 365. Intranettet i Orkla er mobilvennlig, søkebasert og personalisert, noe som gjør at innholdet oppleves som relevant for den enkelte ansatte. Intranettet fungerer også som en inngangsport til nyttige verktøy som videokonferanser, Yammer samt digitale samhandlingsrom som er tilpasset Orklas behov. Den nettbaserte løsningen gjør det enkelt å opprette, redigere og dele dokumenter, prosjekter og prosesser med kolleger, også når de er på reise eller jobber hjemmefra. 

Større endringsprogram 

 

Den nye digitale arbeidsplass innebar endringer i arbeidshverdagen både for sentrale IT-ressurser, kommunikasjons-ressurser, for mellomledere og medarbeidere.  Utrullingen av løsningen ble derfor kombinert med et større change management-program, inkludert opplæring av 5.000 brukere, 300 redaktører, community managers / ambassadører og lokale Sharepoint admins. 

 

Prosjektet ble avsluttet med anbefaling av ny forvaltningsorganisasjon, tydelige Governance-rutiner og overlevering til drift. 

Våre leveranser 

The New Company har vært engasjert som rådgivere og prosjektressurser både gjennom forprosjekt, hovedprosjekt, utrulling og implementering. Morten Myrstad har vært delprosjektleder med ansvar for Teknologi og Kvalitet, mens Per Christian Eggen har vært delprosjektleder med ansvar for Change Management og Governance. 

Prosjektledelsen for Orkla´s Engage-prosjekt (f.v.): Jens Anders Berg (Orkla), Morten Myrstad (The New Company), Maiken Ekström (Orkla) og Per Christian Eggen (The New Company).  

PROSJEKTFAKTA

Omfang: 

Tre-årig program for ny og felles digital arbeidsplass, inkludert fire hovedleveranser:  

  • Et nytt, personalisert og søkebasert intranett 

  • En samhandlingsløsning for prosjekter og team 

  • Personlig produktivitet via Microsoft 365 

  • Endringsledelse gjennom hele prosjektet 

Prosjektfaser: 

Skrittvis gjennomføring fra innsikt, forankring og løsning til lansering og drift: 

  • Kartleggings- og forprosjekt inkludert plan og organisering 

  • Hovedprosjekt med utvikling, innhold og design 

  • Lansering og utrulling, inkludert endringsledelse

  • Overlevering til drift inkludert ny styringsmodell 

Aktiviteter:

  • Prosjektledelse og delprosjektledelse 

  • Innsikt og strategi i forprosjekt  

  • Organisering av hovedprosjekt 

  • Kravspesifisering og innkjøp 

  • Teknologi og kvalitet i hovedprosjekt 

  • Endringsledelse i hovedprosjekt 

  • Trening og adapsjon 

  • Overgang fra prosjekt til drift 

© 2020 av The New Company. Personvernerklæring.

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Grey Circle