Kjernesystemer i HR

Er det ett område som det kan være vanskelig å navigere i, både for ledere og ansatte, så er det kjernesystemer innenfor HR. Her spenner valgene mellom HR-funksjonalitet som er bygget inn i store og komplekse ERP-systemer, via rendyrkede plattformer for å støtte viktige HR-prosesser til systemer for å håndtere opplysninger om ansatte, lønn, vakter etc. Uavhengig av hvordan teknologiplattformen har valgt å profilere seg, så er det én trend som peker seg ut: Employee Experience, hvor den ansatte ikke lenger kun defineres som en ressurs i et eller annet system, men som en person som skal kunne finne, anvende og oppdatere viktig informasjon om seg og sin arbeidsplass. 

 

ERP-systemer 

De fleste ERP-systemer inneholder moduler for håndtering av HR-relaterte data. Men filosofien bak et tradisjonelt ERP-system er som regel drevet av behovet for å få oversikt over harde data som finans, innkjøp, produksjon, logistikk etc og er ofte lite egnet som en plattform for gode ansattopplevelser. Er du en liten bedrift eller en startup, kan du klare deg med et enklere økonomisystem som støtter timeføring, utlegg og lønn. De tradisjonelle ERP-systemene utfordres ikke bare av mer rendyrkede HR-systemer, men også av SaaS-løsninger som er bedre egnet til å fungere som en fleksibel backend for gode kundeopplevelser. Analyseselskapet Forrester mener derfor at ERP-systemer som ønsker å overleve, må utvikle seg til å bli Digital Operations Platforms

 

Rendyrkede HR-portaler 

Blant HR-leverandører er det mange systemdefinisjoner og forkortelser, som HRMHRISHRMS og HRIM, ute og går. Utenom ERP-plattformene velger vi å snakke om øvrige kjernesystemer som rendyrkede HR-portaler. Poenget her er at bedriften kan få dekket sine primære HR-behov, som rekruttering, lønn, timer, ansattfordeler, rapportering. Og gjerne med muligheter til å finne kolleger, dele informasjon, prosedyrer og policies. Ledere og ansatte bør også ha tilgang, via PC eller mobil, til å kunne oppdatere opplysninger og hente ut f.eks. lønnsslipper. På dette området utfordres nå tradisjonelle leverandører av startups som bl.a. hibobNamely og  Gusto, som tilbyr både økt funksjonalitet, integrasjoner og bedre brukeropplevelse enn de fleste tradisjonelle leverandørerne. 

 

Integrerte HR-suiter 

Hvis du trenger å få løst alle HR-behov ett sted, bør du trolig se etter integrerte HR-suiter, eller HCM-løsninger (HCM = Human Capital Management). Den viktigste forskjellen er at en HCM-løsning også inneholder støtte for strategisk HR, som bl.a. onboarding, performance management, opplæring, i samme plattform som de mer operative HR-tjenestene. Med den høye teknologiutviklingen som pågår innenfor HR, de økte integrasjonsmulighetene og viktigheten av god ansattopplevelse kan i mange tilfeller gjøre at «best of breeds» fremstår som et bedre alternativ enn en suite. Kategoriene man da vurderer separate løsninger for, er gjerne rekruttering, performance management og/eller talent management. 

 

HR-plattformer i skyen 

Rendyrkede HR-systemer og integrerte HCM-løsninger har vært tilgjengelig lenge, men skyen har gjort det mulig både å øke tilgjengeligheten, levere bedre brukeropplevelser og legge til rette for integrasjoner med andre systemer. Da Workday så dagens lys i 2006, tok de kategorien ett skritt videre både når det gjaldt funksjonalitet og brukeropplevelser.  Dette var mulig ikke bare på grunn av skyen, men også fordi Workday tok i bruk nye programmeringsmetoder. I dag er, ifølge Gartner, Workday, SAP og Oracle de ledende Cloud-leverandørene innenfor HCM. Disse tilbyr alle en stor bredde av sentrale HR-tjenester, men utfordres nå av innovative startups. 

 

People Experience 

Mens de ledende HR-plattformene alle har sett verden fra HR-avdelingens side, og med ansatte som en «ressurs» som skal forvaltes, så snus dette bildet nå fullstendig til å sette ansatte og deres erfaringer i sentrum. De nye ordene er «Employee experience», «People Experience”. Denne trenden påvirker alle tilbydere av kjernesystemer, enten de forøvrig best kan beskrives som et ERP-system, en HR-portal eller en HCM-suite. SuccessFactors mener foeks. at tiden derfor er inne til å bytte ut begrepet HCM med HXM, som er en forkortelse for Human Experience Management. 

Database med ansattinfo 
En database med ansattinfo er en sentral del av de fleste ERP-, HR- og HCM-plattformene, men ikke alle løser dette like godt. I dag er personaldatabasen et kildesystem som direkte eller indirekte (via Identity Access Management) kan gi tilgang til verktøy som ansatte har bruk for. Personaldatabasen kan også danne stammen i ansattkatalogen enten denne skal være tilgjengelig på intranettet, i et sosialt nettverk eller i en mobil kommunikasjonsapp. 

 

Systemer for lønn og utlegg 
Enten lønn og utlegg leveres av et dedikert lønnssystem eller er bygget inn i andre systemer, så må lønnsinformasjon være lett tilgjengelig, eksempelvis via en HR-portal eller mobil app. Enkle selvbetjeningsløsninger bør tilbys, både for ledere og ansatte. Hvis du har dette på plass og ønsker å ta i bruk ny funksjonalitet innenfor HR-området kan det være at du bør beholde lønnssystemet og konsentrere nyinvesteringene om andre områder. Hvis din virksomhet primært er i Norge eller Norden kan det f.eks. være aktuelt å ha et lokalt basert lønnssystem, mens du på andre HR-områder har større globale valgmuligheter. 

 

Workforce management 
For bedrifter med stort innslag av timelønnede medarbeidere, som f.eks. produksjon, logistikk, retail etc., er det naturlig å investere i en såkalt workforce management-løsning. De grunnleggende funksjonene i en slik plattform er gjerne planlegging av vakter samt timeføring, oppmøte og fravær. Mens disse plattformene primært har vært et ledelsesverktøy, er disse løsningene nå i ferd med å bli verktøy for ansatte, ved at de får tilgang til en app via en mobil enhet. I tillegg til å bli mobilt tilgjengelig, øker også funksjonaliteten som tilbys til de ansatte, f.eks. i form av et people directory, internkommunikasjon, engasjementsløsninger, toveis chat-muligheter etc. 

Service Delivery 

I grenselandet mellom HR-plattformer og intranettportaler er det i ferd med å vokse frem løsninger som gjør hverdagen lettere både for HR-avdelingene og for ansatte. Det kan f.eks. være innmelding av IT- og HR-behov via en kanal som den ansatte får lov til å velge selv, selvhjelpsløsninger hvor ansatte finner svarene i en kunnskapsbase, forvaltning av dokumenter som inngår i et arbeidsforhold, automatisering av HR-prosesser etc. Eksempler her er ServiceNow og Cherwell, mens Moveworks og Capacity er to spennende nykommere med avansert bruk av kunstig intelligens og chatbots. 

© 2020 av The New Company. Personvernerklæring.

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Grey Circle