Sosial kommunikasjon og læring for ledende apotekkjede

Høsten 2019 og vinteren 2020 fikk apotekansatte i Apotek 1 nye verktøy for sosial kommunikasjon og opplæring. Begge plattformene har til fulle bevist sin nytteverdi under COVID-19.

Nøkkeltall

5.000

ansatte i hele gruppen bruker kommunikasjonsapp

87%

adapsjonsgrad i kommunikasjonsapp

4500

ansatte i 400

butikker bruker opplæringsapp

90%

adapsjonsgrad i opplæringsapp

4 Forretningsenheter med ulike behov: Retail, Servicekontor, Logistikk og Multidose

100 deltakere i 4 pilotgrupper

Manglet digitale plattformer

- Ved inngangen til 2019 manglet vi både en plattform for toveis kommunikasjon og en god plattform for produktopplæring i apotekkjeden. Begge deler fikk vi på plass i løpet av året, og ved inngangen til 2020 var vi godt rustet da COVID-19 kom, sier fag- og kvalitetsdirektør Ellen Karine Haakonsen Ous.

- Gjennom hele året har vi brukt plattformene til deling av kritisk informasjon og kunnskap. Ved hjelp av toveis kommunikasjon i Speakap har vi også kunnet svare på spørsmål og bekymringer og støtte ledere og ansatte underveis i koronakrisen, sier Ous.

Ellen Karine Haakonsen Ous, fag-og

kvalitetsdirektør i Apotek 1

Vellykket lanseringsprosjekt

Kommunikasjonsappen Speakap er nå rullet ut til nærmere 5.000 ansatte i hele Apotek 1, mens mikrolæringsplattformen Motimate er tatt i bruk av rundt 4.500 ansatte i apotekene og ved apotekkjedens Servicekontor. Begge plattformene har en adapsjonsgrad på nærmere 90%, som hensyntatt permisjoner og deltidsansatte er tilnærmet full oppslutning.

Sterkt bidrag til høy adapsjon

- Vi hadde tatt beslutningene om hvilke digitale plattformer vi skulle bruke før vi engasjerte The New Company. Men vi trengte prosjekt- og endringsledere som kunne lede og koordinere implementeringen av appene og bidra til at løsningene ble ønsket velkommen og tatt raskt i bruk. Her bidro konsulentene fra The New Company sterkt til at vi fikk en høy og rask adapsjon blant de ansatte. Ja på den sosiale kommunikasjonsplattformen oppnådde vi å bli absolutt best i klassen blant våre søsterselskaper i Europa, sier Ous.

Prosjektteamet fra The New Company, Morten Myrstad (t.v.) og Shila Mohammadi.

Sosial kommunikasjonsapp

Speakap er en sosial kommunikasjonsapp som støtter både internkommunikasjon fra ledelse og fagmiljøer, toveis kommunikasjon mellom avdelinger, fagmiljøer og prosjekter og chat mellom ansatte. Appen kan brukes av ansatte både via PC, nettbrett og mobil, noe som er svært viktig i en sammensatt organisasjon med ansatte både i butikk, kontor, produksjon og distribusjon.

Læringsplattform

Motimate er en norsk læringsplattform som er særlig egnet for korte og engasjerende kurs. Apotek 1 har derfor i første omgang tatt i bruk plattformen til digital produktopplæring. Resultatet er at apotekansatte lærer nye produkter både raskere og bedre og at de kan gjennomføre treningen når det passer den enkelte ansatte. De ansatte synes til og med at opplæringen er morsom og engasjerende!

Våre leveranser

The New Company har vært engasjert som rådgivere og prosjektledere for lansering og utrulling i nært samarbeid med selskapets avdelinger for Kommunikasjon og Fag og opplæring. En sentral del av oppdraget har vært å bidra til økt adapsjon gjennom veiledning, trening og support av ledere og fagpersoner ved Servicekontoret, apotekledere og ansatte. Morten Myrstad har vært prosjektleder med fokus på endringsledelse, konfigurering, publisering og integrasjoner, mens Shila Mohammadi har vært delprosjektleder med fokus på opplæring, support og community management.

PROSJEKTFAKTA

Omfang:

Digitale plattformer for toveis kommunikasjon og produktopplæring inkludert fire delprosjekter:

Speakap, plattform for toveis kommunikasjon
Motimate, plattform for produktopplæring
Tilpasninger av eksisterende intranett
Overordnet endringsledelse og koordinering

Prosjektfaser:

Skrittvis gjennomføring fra innsikt, forankring og plan til lansering og utrulling:

Pilotprosjekt i fire apotek
Lansering ved Servicekontoret og til apotekledere
Lansering til apotekansatte
Lansering av Speakap til ansatte i multidose og logistikk

Aktiviteter:

Prosjektledelse
Business Case og visjon
Endringsledelse
Planlegging og organisering
Provisjonering av brukere og grupper
Kommunikasjon
Opplæring og trening
Support
Community Management
Overgang fra prosjekt til drift